Een goede urenregistratie app helpt je om je op een gemakkelijke manier je uren te registreren. Daarnaast is het zeer eenvoudig om binnen enkele seconden overzichten te bekijken en een uitdraai te maken voor opdrachtgevers.
Ook al heb je maar een paar opdrachtgevers een goede urenregistratie is cruciaal. Zo ben je verplicht om voor de Belastingdienst je uren bij te houden. Althans als je aan het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek wilt voldoen.
Om je een beter beeld te geven van hoe een urenregistratie app werkt en met welke kosten je rekening moet houden, worden de bekendste toegelicht. Geen tijd? Weet dit! Exact online is de uitgebreidste app en Rompslomp is hiervoor de populairste app.
Wat kun je met een urenregistratie app?
Urenregistratie software is voor de meeste ondernemers makkelijker te ondervangen in een app. Sinds enkele jaren zijn er apps als Gekko en Tellow waarmee je gemakkelijk uren en facturen kunt bijhouden. Hierdoor kom je niet meer uit op dure software waar je al snel tientallen euro’s per maand voor moet betalen.
De belangrijkste functies van een urenregistratie app zijn:
- Het bijhouden van uren.
- Het inzien van uren.
- Uren factureren.
- Rapportage van uren voor een opdrachtgever.
- Uren rapportage voor Belastingdienst.
Dat laatste, de uren rapportage voor de Belastingdienst, stelt een stuk minder voor. De beste urenregistratie apps kunnen echter nog wat beters. Die kunnen je btw-aangifte vanuit de app invoeren waardoor je alleen maar de opgegeven rubrieken hoeft na te kijken. Je btw-aangifte is hierdoor met een minuut of vijf doorlopen. Hoe handig is dat?
Waar moet mijn urenregistratie voor de Belastingdienst aan voldoen?
Behalve dat je voor jezelf goed moet kijken naar waar jouw ideale urenregistratie minstens uit bestaat, zijn er ook bepaalde eisen vanuit de Belastingdienst. Niet aan een eventuele app, maar aan je urenregistratie in het algemeen.
Zoals je mogelijk weet hanteert de Belastingdienst een urencriterium voor zelfstandige ondernemers. Wanneer een zelfstandige ondernemer aan dit urencriterium voldoet, heeft de ondernemer onder andere recht op zelfstandigenaftrek en andere voordelen.
Wanneer dit niet het geval is, vervallen deze voordelen. Momenteel dien je als ondernemer minimaal 1225 uur aan je onderneming te besteden. Ook moet je meer uur aan je onderneming besteden dan aan een baan om hiervoor in aanmerking te komen.
Een eenvoudige urenregistratie is voor de Belastingdienst voldoende. Het gaat dan om de registratie van:
- Datum of weeknummer
- Aantal uren per week
- Specificatie van werkzaamheden
- Indien van toepassing: opdrachtgever
That’s it! Het is dus helemaal niet zoveel werk om aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen. Natuurlijk is dit lang niet de enige reden om je urenregistratie bij te houden.
Kan ik niet gewoon voor mijn urenregistratie werken met Excel?
Je urenregistratie bijhouden in Excel kan natuurlijk ook. Dit is dan ook wat veel beginnende ondernemers doen. Het belangrijkste voordeel is dat het gratis is. Maar of het net zo’n goede oplossing is als een urenregistratie app, is maar de vraag.
Het maken van een urenregistratie op basis van onderstaand voorbeeld in Excel kost je enkele minuten. Vervolgens kun je dagelijks of wekelijks je uren bijwerken. Op kleine schaal, als je geen opdrachtgevers of klanten hebt maar bijvoorbeeld producten maakt en verkoopt, is dit nog te overzien.
De nadelen komen echter al snel in zicht als je bedrijf meer omzet maakt. Wil je een urenregistratie voor een enkele klant of opdrachtgever uitdraaien? Wil je op basis van de gewerkte uren direct een factuur sturen? Dan kan dat niet gemakkelijk vanuit de Excel-spreadsheet die je hebt bijgehouden.
Ook zijn inzichtelijke rapportages waarbij je kunt zien voor wie je het meeste uren gewerkt hebt en welke omzet dit opgeleverd heeft niet zomaar mogelijk. Met een goede urenregistratie app kan dat daarentegen wel. Dat terwijl het je nauwelijks extra geld kost.
Een urenregistratie voorbeeld in Excel
Laten we een zeer simpel urenregistratie voorbeeld maken voor als je twee verschillende opdrachtgevers hebt. Een opzet zoals dit, zou je kunnen gebruiken in Excel.
| Datum | Aantal uur | Opdrachtgever | Werkzaamheden |
| 5 januari | 4 | Nieuwe website gemaakt | |
| 5 januari | 2 | Makelaar Janssen | Website overgezet |
| 6 januari | 1 | Eigen tijd | Administratie |
| 6 januari | 7 | Website aanpassingen doorgevoerd |
Het bovenstaande overzicht heb je zelf waarschijnlijk weinig aan. Bij een eventuele inspectie van de Belastingdienst is het echter voldoende. Als je ook echt facturen vanuit je urenregistratie wilt kunnen sturen, moet je toch echt kijken naar de volgende apps.
Urenregistratie bij de Exact Online app
Exact heeft de meest uitgebreide urenregistratie van de drie apps die in dit artikel een vermelding hebben ontvangen. Voor de meeste ondernemers is Exact aan de prijzige kant. Vooral als je alleen de urenregistratie functie nodig hebt, is het mogelijk een overkill.
Ben je al Exact Online klant? Dan heb je hoogstwaarschijnlijk al toegang tot de urenregistratie module. In dat geval heb je wel de beste urenregistratie in handen. Je kunt werkelijk alles binnen deze module regelen. Tijdens onze Exact Online review kwam dit ook naar voren.
Facturen automatisch versturen naar opdrachtgevers of het ophalen van rapportages is met het grootste gemak te regelen. Daarnaast kun je ook voor eventueel personeel de uren registreren.
Urenregistratie bij de Moneybird app
Moneybird heeft binnen haar reguliere abonnement een module geïmplementeerd waarmee je uren gemakkelijk kunt bijhouden. Vanaf de populaire Moneybird app kun je waar je ook bent je uren invullen.
Hierdoor is het nooit nodig om aan het einde van de dag de laptop nog open te gooien om je uren in te voeren. Dit kun je gewoon doen vanaf je smartphone. Jammer genoeg heeft Moneybird geen apart abonnement voor deze functie. Dat wil zeggen dat je minstens € 12 per maand kwijt bent om je uren via Moneybird te registreren.
Met andere woorden moet je dus meteen een boekhoudprogramma kopen. Echter krijg je daar wel een handige app voor terug. Daarnaast is je boekhouding bij Moneybird uitstekend op orde te houden, waardoor je er meteen een fatsoenlijk boekhoudprogramma bij hebt.
Urenregistratie bij de Rompslomp app
Rompslomp is toch wel de favoriet van de meeste ondernemers. Ook hier is het niet mogelijk om gratis je uren te registreren. Wel is er een zeer betaalbaar abonnement beschikbaar waar de urenregistratie functionaliteit bij inbegrepen is. Dit is het Plus-pakket waar je bij een jaarlijks abonnement minder dan € 5 per maand voor kwijt bent.
Alles wat je van een uitstekende urenregistratie mag verwachten, is hier inbegrepen. Zelfs je ritten kun je via deze tool registreren, waardoor je niet van app hoeft te wisselen. Een van de voordelen is dat je met een klik op de knop per opdrachtgever en/of periode een factuur kunt sturen.
Je selecteert de opdrachtgever en de uren waarvoor je een factuur wilt sturen. Vervolgens kun je, indien alle factuurgegevens al ingevuld zijn, direct vanuit de app de factuur de deur uit doen. Voor jezelf een beter overzicht krijgen van je gemaakte uren? Dan biedt Rompslomp verschillende overzichten voor je uren. Deze kun je zowel vanuit je urenregistratie app als de algemene overzichten bereiken.
