Administratieve software wordt steeds beter. Van offline naar online, gratis of betalend, met 24/7 support en met steeds betere functies. Door de vele boekhoudprogramma’s is het niet eenvoudig om een goede keuze voor administratie software te maken.
Het is heel erg afhankelijk van wat hou onderneming vraagt. Niettemin is het goed bijhouden van je financiële administratie voor ieder soort bedrijf verplicht en dus belangrijk. Vandaar dat we in dit artikel gaan kijken wat voor jou goede aanbieders zijn.
Geen tijd? Weet dit! Voor kleine bedrijven zijn E-boekhouden, Rompslomp en MoneyMonk prima opties. Grotere bedrijven of bedrijven die willen beschikken over alle uitgebreide boekhoudfunctie kunnen het beste kiezen voor Visma eAccounting of Exact Online.
Wat kost een boekhoudprogramma?
Het is onze menselijke aard om eerst naar de prijs van iets te kijken. Dit is bij het kiezen van een boekhoudprogramma niet anders. Met een beetje onderzoek ontdek je ook al snel de grote variatie in prijs tussen verschillende boekhoudprogramma’s.
De goedkoopste is eBoekhouden. Als startende ondernemer kan je gratis gebruik maken van de module boekhouden en de module factureren. Voor kleine administraties zoals een zzp’er of holding betaal je € 9,95/maand voor de module boekhouden.
Hierbij is de module factureren inclusief inbegrepen voor 240 boekingen per boekjaar. Voor de standaardformule voor alle ondernemers betaal je € 14,50/maand voor de module boekhouden en € 9,5/maand voor de module factureren. Bij deze formule kan je onbeperkt boeken en onbeperkt factureren.
Aan de andere kant van het prijsspectrum vind je Exact Online. Exact online biedt verschillende formules aan, afgestemd op de noden van jouw bedrijf. De prijzen verschillen erg per module en gaan van € 39 per maand tot maar liefst € 579 per maand. Via de keuzehulptool kom je te weten welke formule het best bij jouw onderneming past.
Waar moet je op letten bij het kopen van administratie software?
Bij het kopen van een boekhoudprogramma heb je vrijwel altijd te maken met een aantal variabelen. Deze variabelen samen met de verschillen zorgen ervoor dat je beter voor het één dan wel andere boekhoudpakket kan kiezen. De variabelen zijn:
- Online of offline boekhouden.
- Beveiliging van de administratie software.
- Functies in de administratie software.
- Gebruiksgemak van de administratie software.
- Klachtendienst.
- Prijs.
- Gratis proefperiode.
Online of Offline boekhoudprogramma
De eerste vraag die je je moet stellen is of je een online of offline boekhoudprogramma verkiest. Offline boekhoudprogramma’s zijn als eerste aankoop duurder, maar komen goedkoper uit op lange termijn.
Er zicht echter een groot verschil in functionaliteit en klantenservice tussen een online en offline boekhoudprogramma. Kijk je naar de trend van de afgelopen jaren dan valt het ook op dat steeds meer ondernemingen voor een online boekhoudprogramma kiezen omdat deze gewoonweg beter zijn afgestemd op de hedendaagse noden van een onderneming.
Beveiliging
De ene ondernemer vindt veiligheid belangrijker dan de andere, maar veiligheid is nooit te onderschatten. Een boekhoudprogramma bevat namelijk al jouw financiële gegevens en die wil je niet zomaar kwijt geraken of dat andere mensen er in kunnen kijken.
Kijk daarom goed na hoe goed jouw gekozen softwareleverancier zijn data beschermd. Het kenmerk ZekerOnline garandeert dat een onafhankelijk instantie heeft gecontroleerd dat de softwareleverancier veilig omgaat met zijn data. De wetgeving op het gebied van online privacy (de AVG) stelt bovendien hoge eisen aan databescherming van je klanten.
Functies
Een beginnende zzp’er heeft andere noden dan iemand met 10 jaar ervaring en een complexe bedrijfsuitvoering. Stel jezelf eerst de vraag: wat heb ik nodig? Facturen maken lijkt voor de hand liggend, maar moet je ook die extra functie van voorraadbeheer en kassasysteem hebben of is dat (nog) niet relevant voor jou?
Over het algemeen maken extra functies een abonnement duurder, dus denk eerst goed na of je die extra functies een meerwaarde bieden aan jouw onderneming. Betaal niet onnodig voor functies die je toch niet gebruikt.
Gebruiksgemak
Niet alleen functies, maar ook de manier waarop je de administratieve software kunt gebruiken kan van belang zijn. Tegenwoordig werken de meeste boekhoudprogramma’s ook met een app. Via de app kan je zo eenvoudig foto’s maken van bonnen en facturen, welke dan meteen in het systeem worden verwerkt. Handig toch?
Gebruiksgemak is voor iedereen anders en moeilijk te vergelijken. Het is afhankelijk van de opzet, design en mogelijkheden. Voor sommige ondernemers zal het ene programma heel logisch zijn opgebouwd, terwijl jij helemaal gek wordt van waar die knoppen staan of hij hoe de functies zijn opgesteld.
Als dat het geval is, is het misschien tijd om naar een ander boekhoudprogramma te kijken dat beter bij jou stijl past. Online reviews zijn een goede indicatie voor het gebruiksgemak van een programma.
Ook belangrijk om bij stil te staan is het gemak waarmee je je abonnement kan upgraden of overzetten naar een ander programma. Je gaat er namelijk van uit dat je onderneming gaat groeien, en mogelijk heb je dan andere functies nodig die in je huidig abonnement of programma nog niet zijn inbegrepen.
Klantendienst
De manier waarop de klantendienst van een boekhoudprogramma bereikbaar is kan van levensbelang zijn. Wat als je net voor de deadline van het indienen van je btw-aangifte met een probleem zit? Dan moet je snel hulp vinden.
Niet elk boekhoudprogramma is echter 24/7 telefonisch bereikbaar. Gelukkig hebben de meeste aanbieders wel een uitgebreide FAQ of zelfs een forum waarin gebruikers hun vragen kunnen stellen of een hele community met tutorial video’s en cursussen.
Prijs
De prijs van een boekhoudprogramma wordt voornamelijk bepaald door het aantal functies. Uiteraard zijn er duurdere en goedkopere boekhoudpakketten om je administratieve zaken bij te houden.
Let op voor administratieve software die een lage instapprijs beloofd, maar waarvoor je moet bijbetalen als je aanvullende modules nodig hebt. Zo kan de totaalprijs toch hoger uitvallen dan een all-in pakket.
Vergeet zeker niet te kijken naar acties. Vooral startende ondernemers profiteren vaak door bijvoorbeeld de eerste paar maanden gratis gebruik te maken van het programma. Ook kortingsacties op Black Friday of andere speciale dagen kunnen de prijs omlaag halen.
Uitproberen
Koop nooit een boekhoudprogramma zonder het eerst uitgebreid te testen. De meeste programma’s bieden een minimum aan 30 dagen gratis testperiode aan. Ideaal om het programma te ontdekken en te verkennen of het voldoet aan jou verwachtingen.
| Aanbieder | Standaardprijs | Proefperiode | Meer info |
| E-boekhouden | €9,95 per maand | 14 dagen | Bekijk bij E-boekhouden |
| Rompslomp | €12,50 per maand | 30 dagen | Bekijk bij Rompslomp |
| Visma eAccounting | €16,00 per maand | 30 dagen | Bekijk bij Visma |
| MoneyMonk | €20,00 per maand | 30 dagen | Bekijk bij MoneyMonk |
| Exact Online | €39,00 per maand | 30 dagen | Bekijk bij Exact Online |
Wat zijn de verschillen tussen boekhoudprogramma’s?
De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn grotendeels de dingen waar je ook op moet letten bij het aankopen van een goed boekhoudprogramma. Tegenwoordig zijn bijna alle boekhoudprogramma’s online, dus daar hoef je niet lang over te twijfelen.
Functies die zijn inbegrepen bij de administratie software
Per boekhoudprogramma en per abonnement kunnen de functies van een programma erg verschillen. Wanneer je de duurste abonnementsformule kiest zal je over het algemeen de meest uitgebreide functies tot je beschikking krijgen.
Exact Online
Exact Online heeft drie abonnementen met elk extra functies, hier features genoemd. Niet enkel de aard van de features verschilt per abonnement, maar ook hoeveel je er van gebruik kunt maken. Bij een Essential abonnement kan je bijvoorbeeld maar één bankrekening koppelen, maar bij een Plus abonnement vijf rekeningen en bij een Professional abonnement zelfs onbeperkt.
Visma eAcounting
Visma eAccounting geeft geen eenvoudig antwoord op welke functies je nu allemaal krijgt bij een abonnement. Het programma biedt drie abonnementen aan waarbij hoe duurder het abonnement, hoe meer functies. Daar bovenop kan je nog verschillende aanvullende modules aankopen, ook weer opgedeeld per abonnement en met elk z’n eigen prijs. Je zal er dus even je rekenmachine moeten bij nemen om uit te rekenen wat nu je totaalprijs is.
Rompslomp
Rompslomp houdt het simpel: een gratis basispakket waarin je facturen en offertes kan opmaken in je eigen huisstijl. Het PLUS-abonnement heeft alle basisfuncties, met bijkomende functies zoals facturen e-mailen, uren- en rittenregistratie en het inboeken van uitgaven. Het PRO-abonnement heeft alle PLUS functies met bijkomend een btw-overzicht, een balans en een winst- en verliesrekening.
Wil je meer weten van Rompslomp? Bekijk dan het artikel met de Rompslomp review.
MoneyMonk
MoneyMonk gaat anders te werk. Zowel bij de ZZP’er formule als bij de MKB’er formule kan je gebruik maken van alle formules. Het verschil zit in de bedrijfsvorm van jouw onderneming. Bij MoneyMonk heb je dus niet echt een keuze want je abonnement hangt af van wat voor soort onderneming je hebt.
Administratie software zonder of met mobiele app
Niet elke ondernemer zit elk uur van de dag achter zijn computer. Een mobiel hebben we echter wel bijna altijd op zak en dan is het handig als je ook via een app op jouw boekhoudprogramma kunt werken. E-boekhouden, Exact Online, Visma eAccounting, MoneyMonk en Rompslomp hebben alleen een iOS en Android app.
Klantenservice is wellicht het belangrijkste van administratie software
De klantendienst van een boekhoudprogramma is een persoonlijke keuze. De ene ondernemer neemt liever snel de telefoon om even te bellen terwijl de andere liefst eerst even door de FAQ scrolt om te kijken of die niet zelf het antwoord kan vinden.
Exact Online is 24 uur per dag bereikbaar via hun online support portals. Tijdens de werkdagen zijn ze ook telefonisch bereikbaar. Visma eAccounting en MoneyMonk zijn elke werkdag telefonisch bereikbaar tussen de normale werkuren. Visma eAccounting heeft tevens een community waar gebruikers vragen kunnen stellen op een forum.
Bij Rompslomp vind je niet meteen een telefoonnummer, maar wel een uitgebreide supportsectie met de meest gestelde vragen. Kom je er toch niet uit, dan moet je eerst een e-mail sturen en belooft Rompslomp om binnen de 24 uur te antwoorden. E-mails verstuurd in het weekend worden op maandag beantwoord.
Kortom, wat is de beste administratie software voor jouw bedrijf en of onderneming?
Zoals eerder in dit artikel aangegeven zijn er veel variabelen waar je rekening mee moet houden als je een boekhoudprogramma wilt kopen. Kies je voor online of offline programma, welke features heb je nodig, wat mag het kosten en hoe goed is de service.
Aangezien jijzelf antwoord moet geven op deze vraag, kunnen we dit niet beantwoorden. Wat wij wel kunnen doen is hieronder in de tabel overzichtelijk de verschillen weergeven zodat jij weloverwogen een beslissing kan maken voor de te kopen administratie software.
| Aanbieder | Vanaf prijs | Features | Klantenservice |
| E-Boekhouden | €9,95 per maand | Standaard | Uitgebreid |
| Rompslomp | €12,50 per maand | Standaard | Standaard |
| Visma e-Accounting | €16,00 per maand | Standaard | Uitgebreid |
| MoneyMonk | €20,00 per maand | Standaard | Uitgebreid |
| Exact Online | €39,00 per maand | Uitgebreid | Zeer uitgebreid |
Tot slot, wanneer je liever een offline boekhoudpakket wilt dan kan je het beste eens kijken naar boekhoudprogramma’s met eenmalige aanschaf. Deze zijn vrijwel altijd offline. En als je meer wilt weten van boekhouden, dan is een cursus boekhouden nooit verkeerd.
