Rittenregistratie bijhouden? Dit zijn de beste opties voor jouw bedrijf!

In een rittenregistratie hou je een overzicht bij van alle ritten die je rijdt, zodat je dit kunt aantonen aan de belastingdienst. Tegenwoordig zijn er handige apps die jou dit werk uit handen nemen. Op deze manier is jouw rittenregistratie altijd up to date.

Bovendien bespaar je kostbare tijd door jouw ritten te automatiseren. In dit artikel vertellen we jou precies welke gratis rittenregistratie apps er zijn en welke rittenregistratie apps boekhoudprogramma’s aanbieden.

We gaan tevens in op de eisen die worden gesteld door de belastingdienst. Zo hoef jij nooit meer op het laatste moment ritten te zoeken of handmatig bij te houden in Excel. Want met een goede boekhoudprogramma (MoneyMonk en Rompslomp) is dit zo gedaan!

Wat is een rittenregistratie?

Een rittenregistratie, wordt ook wel kilometerregistratie genoemd, en het is een registratie van de door jou gereden ritten en kilometers. Een rittenregistratie moet voldoen aan de eisen van de belastingdienst en je neemt hierin de volgende gegevens op:

• De start- en eindtijd van de rit, inclusief datum
• De begin- en eindstand van de kilometerteller; het aantal gereden kilometers
• De begin en eindbestemming van de rit. Indien je heen en terug rijdt naar een bestemming, zijn dit twee ritten
• De route, enkel als deze afwijkt van de meest gebruikelijke route
• Het doel van de rit; privé of zakelijk
• De privé omrijkilometers; wanneer een rit zowel privé als zakelijk is
• De naam van de bestuurder
• Gegevens over het voertuig, zoals: merk, type en kenteken

Een vereenvoudigde registratie kan in sommige gevallen

In sommige gevallen is een vereenvoudigde rittenregistratie voldoende. Bijvoorbeeld als je veel rijdt, zoals een pakketbezorger. Het is dan voldoende om met een vereenvoudigde rittenregistratie aan te tonen dat je niet meer dan 500 kilometers privé rijdt.

Het bijhouden van zakelijke adressen is hierbij wel een van de voorwaarden. Rijinstructeurs vallen ook binnen deze categorie en hoeven bijvoorbeeld enkel de begin- en eindstand van de kilometerteller bij te houden.

Is een rittenregistratie verplicht?

Een rittenregistratie is niet altijd verplicht voor de belastingdienst en dit is afhankelijk van bepaalde voorwaarden. Hieronder lees je wanneer een rittenregistratie wel verplicht is:

1. Je betaalt geen bijtelling voor privé ritten met jouw zakelijke auto. Je mag namelijk maar een X-aantal kilometers voor privé gebruik rijden met een zakelijke auto. Dit aantal is vastgesteld op 500 kilometer per jaar en dien je met een rittenregistratie aan te tonen.
2. Je declareert zakelijke kilometers voor het gebruik van jouw privé auto
   Met een rittenregistratie dien je deze gedeclareerde kilometers te verantwoorden. Dit geldt overigens niet alleen voor ZZP-ers, maar ook voor werknemers die hun kilometers opgeven bij hun werkgever.
3. Je betaalt enkel BTW over de daadwerkelijk gereden privé kilometers. Als je jouw zakelijke auto ook privé gebruikt, dien je over dit gedeelte BTW te betalen. Standaard geldt hiervoor een percentage van 2,7% van de cataloguswaarde van de auto. Door het bijhouden van een kilometerregistratie, vervalt dit percentage en betaal je BTW over het werkelijk aantal gereden privékilometers.
4. Je bezit een zakelijke auto met een buitenlands kenteken. In dit geval dien je aan te tonen dat de wagen minimaal 50% in het buitenland wordt gebruikt, zodat je gebruik kunt maken van de werkgeversvrijstelling.

De beste apps voor jouw rittenregistratie

Veel ZZP-ers houden hun rittenregistratie nog altijd handmatig bij in Excel, maar gelukkig is er een veel efficiëntere methode om dit te doen met een rittenregistratie app. Op deze manier voorkom je fouten en bespaar je een hoop tijd. Hieronder behandelen we zowel de beste apps die onderdeel zijn van een online boekhoudprogramma, als gratis apps.

Moneymonk heeft een gratis module voor de rittenregistratie

Bij Moneymonk maak je gratis een account aan en kun je direct beginnen met het registreren van jouw ritten. Je doet dit via de desktop of via de mobiele app van Moneymonk. Kies je voor het laatste, dan kun je jouw ritten invoeren als je onderweg bent.

Op deze manier hoef je later niet terug te denken hoeveel kilometers je nu precies gereden hebt, wat het adres was en welke dag je naar die ene klant bent geweest.

Je hoeft enkel het begin- en eindadres in te voeren, want de rittenregistratie app van Moneymonk rekent automatisch het aantal gereden kilometers uit. Je kunt in deze rittenregistratie app ook een kilometerprijs instellen.

Bij Moneymonk profiteer je niet enkel van rittenregistratie, maar ook van andere functies voor het bijhouden van jouw online boekhouding, zoals het koppelen van jouw zakelijke bankrekening en het bijhouden van je uren.

Rittenregistratie app Rompslomp

Bij Rompslomp doen ze er alles aan om het boekhouden makkelijker te maken, zo ook het bijhouden van de door jou gereden kilometers. Dit kan een tijdrovend klusje zijn en bij ondernemers meestal niet de meest geliefde taak.

Het invoeren van twee adressen is voldoende, want de ritafstand wordt automatisch berekend. Je doet dit online of via de app en per rit of in bulk. Rompslomp biedt een aantal handigheidjes die het invullen van ritten een stuk efficiënter maken:

• De rittenregistratie onthoudt het laatst gebruikte adres en vult dit automatisch in als start adres
• De kilometerstand van je auto wordt opgeslagen
• Je kunt van al jouw ritten een factuur maken
• Koppel ritten aan een bepaalde medewerker, project of klant
• Download al jouw ritten als Excel bestand
• Rompslomp biedt veel meer dan enkel een rittenregistratie, zoals het op dezelfde manier bijhouden van je uren, het scannen en herkennen van bonnen en meer. Perfect voor startende ZZP-ers, zonder kennis van boekhouden.

Ritten registreren bij Trackjack en Informer.nl

Als je een online boekhoudprogramma gaat kopen van Informer.nl of Trackjack, dan is het goed om te weten dat deze twee bedrijven de handen ineen geslagen hebben voor het aanbieden van een slimme rittenregistratie. De slimme rittenregistratie van Trackjack werkt totaal anders dan die van Moneymonk en Rompslomp.

Trackjack installeert namelijk een klein kastje in jouw auto, die al jouw ritten automatisch bijhoudt. Deze functie is niet gratis, maar werkt met een abonnement. Klanten van Informer.nl genieten van een korting op het maandelijkse bedrag.

Uiteraard kun je de geregistreerde ritten naderhand zelf aanpassen, een opmerking toevoegen of het doel van de rit wijzigen. Het systeem voldoet aan de eisen van de belastingdienst en beide partijen bezitten over de benodigde keurmerken.

Gratis rittenregistratie apps

Hieronder hebben wij een kort overzicht voor jou gemaakt, van de beste gratis rittenregistratie apps van dit moment:

1. Gekko
   Voer ritten handmatig in of leg deze automatisch vast met GPS. Het is mogelijk om meerdere auto’s te beheren en de Gekko app zorgt altijd voor een sluitende administratie. Als je een keer een rit hebt gemist, voeg je deze makkelijk toe met de simulatie van Trip Calculator in Google Maps.
2. DriversNote
   Jouw mobiele telefoon neemt jou het werk uit handen, met deze gratis app van DriversNote. Hou bij hoeveel kilometers je rijdt met GPS en deel de ritten in op adres en/of het doel van de rit (privé of zakelijk). Download naderhand rittenregistratie PDF’s en Excel bestanden.
3. Track Assistant
   Registreer jouw ritten zowel handmatig, als automatisch via GPS. Unieke algoritmes zorgen ervoor dat een gecombineerde rit, in het juiste aantal privé en zakelijke kilometers wordt gesplitst. Onderweg leg je jouw ritten vast met je smartphone en online pas jij eventuele gegevens makkelijk aan en bekijk je prognoses van de door jou gereden kilometers.
4. RitMeter
   De rittenregistratie app RitMeter neemt jouw veel werk uit handen en zorgt voor een sluitende rittenadministratie, tevens erg handig voor leasewagens. Exporteer de door jou gereden ritten in Excel, ontvang iedere maand een overzicht en registreer verschillende bestuurders.

FAQ’s