Veel ZZP’ers en MKB’ers hebben vast al eens van Exact gehoord. In deze Exact Online review gaan we kijken of deze totaaloplossing ook iets is voor jouw online administratie. Goed om te weten is dat Exact geschikt is voor alle soorten bedrijven ongeacht de grootte.
Je hoeft overigens niet te beschikken over boekhoudkundige kennis om met Exact aan de slag te gaan. Gaandeweg leer je het programma kennen met online hulpmiddelen, zoals: een online handleiding en trainingen.
Hoe dan ook, in dit artikel behandelen we de functies van het programma inclusief de prijzen. Zo weet jij precies of boekhouden met Exact iets voor jou is en welk abonnement het beste bij jouw bedrijf past. Want met Exact beheer je zowel de boekhouding als CRM.
Exact Online boekhoudpakketten vergelijken
Vergelijk hieronder alle boekhoudpakketten van Exact Online. Geef bij de filters jouw voorkeuren aan zoals bijvoorbeeld het soort onderneming en zie direct welk pakket voor jouw bedrijf geschikt is. Bovendien krijg je op deze manier meteen de actuele prijs te zien.
Boekhouden met Exact Online
Exact Online is meer dan alleen boekhouden, het is een van de platformen van Exact. Hiernaast beschikken zij tevens over een Exact Globe en Synergy platform. Gelukkig hebben de meeste MKB-bedrijven meer dan voldoende aan de boekhoudfuncties.
Ook biedt het boekhoudprogramma oplossingen voor jouw bedrijf en sector op maat. Naast eigen oplossingen, biedt deze dienst ook meer dan 200 externe app’s aan. Hierbij geldt dat je alleen betaald voor de diensten die jij gebruikt en beschik eveneens over een op maat gemaakt online administratie- en boekhoudsysteem.
Het programma bestaat zelf namelijk uit drie verschillende pakketten plus te koppelen losse modules, zodat het programma met jouw bedrijf meegroeit. Selecteer zelf welke functies voor jouw onderneming belangrijk zijn en kies het abonnement dat hierbij past.
Functies van Exact boekhoudsoftware
Exact Online is een zeer uitgebreid software pakket waarbij het onmogelijk is om alle functies in deze review op te noemen. Hieronder hebben wij de belangrijkste op een rij gezet. Zo weet jij direct of jij dit boekhoudprogramma moet kopen.
Online administratie en de Exact Online app
Sla al jouw documenten, facturen en bonnetjes online op. Zo is jouw administratie lekker overzichtelijk en heb je alle belangrijke documenten op één centrale plaats.
Maak gebruik van de Exact Online app, zodat je ook jouw online administratie bijhoudt vanaf mobiele apparaten. De app is beschikbaar voor iOS en Android.
Geautomatiseerde handelingen en facturen en herinneringen
Houdt jouw boekhouding makkelijk bij, dankzij de vele geautomatiseerde processen, zoals de optie Scan en Herken. Deze software herkent automatisch gegevens en stelt boekingsvoorstellen op. Zo is jouw boekhouding altijd up to date.
”Robot” software zorgt ervoor dat aankoopfacturen en banktransacties automatisch worden gekoppeld en verwerkt. Automatiseer indien gewenst ook de betalingen van aankoopfacturen.
Stel jouw facturen, herinneringen en eenvoudig en snel op. Verstuur deze digitaal naar jouw klanten op een veilige manier via het Peppol netwerk, inclusief een betaallink.
Deskundigadvies en bankkoppeling
Werk samen met jouw accountant en geef deze indien gewenst toegang tot jouw administratie. Indien je behoefte hebt aan een financieel deskundige, kan Exact jou hier tevens bij helpen via het Exact Accountants Center.
Koppel jouw zakelijke bankrekening aan je online boekhouding, zo heb jij op ieder gewenst moment inzicht in jouw administratie.
Analyses en BTW-aangifte
Verkrijg inzicht in jouw online boekhouding, waaronder diverse financiële overzichten en uitgebreide rapportages. Stel kostenanalyses op en beheer budgetten, zodat je altijd weet hoe je ervoor staat en op welk vlak je efficiënter kunt werken.
Verzorg jouw BTW aangifte eenvoudig via Exact binnen tientallen minuten en bespaar kostbare tijd.
Klantenbeheer en urenregistratie
Maak contacten aan en beheer contactgegevens van klanten, inclusief KVK-nummer. Via de app voeg je tevens notities toe, waaronder geluidsfragmenten.
Digitaliseer jouw tijdsregistratie, ook erg makkelijk als je dient te voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst. Gebruik deze registratie tevens voor het opstellen van gedetailleerde facturen.
Tijdregistratie en projectmanagement
Via Exact Expense Management en door het gebruik van Google Maps hou je jouw kilometerregistratie bij, inclusief meerdere bestemmingen op een enkele route. Handig voor het indienen van reiskosten en voor jouw rittenregistratie die je indient bij de Belastingdienst.
Beheer jouw projecten, inclusief projectbewaking en capaciteitsbenutting voor een nog efficiëntere manier van werken. Maak gebruik van CRM software voor het beheren van jouw klantenrelaties.
Externe apps
Koppel meer dan 200 verschillende apps aan jouw online boekhouding. Zo verstuur je e-mails via MailChimp, integreer je betalingsplatformen zoals Mollie en PayPal en koppel je diverse webshops zoals Magento en Woocommerce. Koppel tevens jouw eigen CRM (Teamleader) en maak gebruik van Exact Online Power BI.
Deze laatste app maakt drie verschillende dashboards aan voor het visualiseren van jouw bedrijfsdata. Dit zijn maar een paar voorbeelden van de mogelijkheden.
Functies aan- en uitzetten
Zoals je leest is Exact een ontzettend uitgebreid online programma. Het is belangrijk om te bepalen welke functies je echt nodig hebt voor jouw onderneming en op basis hiervan kies je het pakket uit dat het beste bij jou past.
Voeg eventuele extra functies toe en je kunt jouw abonnement op een later tijdstip altijd upgraden. Hou er rekening mee dat sommige extra opties, ook extra kosten met zich meebrengen.
Hoe de bankkoppeling van Exact Online werkt
Een van de belangrijkste koppelingen van Exact Online is de bankkoppeling. Hiermee koppel je jouw zakelijke rekening aan jouw online boekhoudprogramma. Op deze manier hoef je geen handmatige afschriften te uploaden of in te voeren en worden jouw bankgegevens automatisch uitgewisseld.
De boekhoud robot van Exact verwerkt de gegevens automatisch en koppelt afschrijvingen aan inkoopfacturen. Indien er geen inkoopfactuur is ingeboekt, ontvang je een boekingsvoorstel, zodat je deze enkel nog maar hoeft na te kijken en goed te keuren.
Dit scheelt niet alleen tijd, maar het zorgt er ook voor dat je altijd een up to date overzicht hebt van de financiële situatie van jouw onderneming. Het verschilt per bank hoe vaak deze gegevens door Exact worden ontvangen, maar met de nieuwste PSD2 koppeling is dit minimaal 4 keer per dag.
Deze koppeling is beschikbaar voor de volgende banken: RaboBank, ABN AMRO, ING, RaboBank, Triodos Bank, Bunq, Knab, SNS Bank, Regio Bank en ASN Bank.
Exact Online prijzen en Exact Online pakketten
Allereerst is het belangrijk te bepalen, welk boekhoudpakket het beste bij jouw onderneming past. Je kan dit tevens doen via de Exact keuzehulp. Door het beantwoorden van een aantal vragen, helpen zij jou bij het maken van deze beslissing.
Hierna zit je nog nergens aan vast, want Exact Online biedt een gratis proefperiode aan van 30 dagen, waarbinnen je het programma uitgebreid kunt doornemen en testen.
Je beschikt al over een abonnement vanaf €39,- per maand. Exact biedt een groot aantal pakketten aan, zodat je deze specifiek kunt afstellen op jouw wensen. Houdt er rekening mee dat alle prijzen exclusief BTW zijn en extra kosten voor aanvullende modules.
Overzicht van de beschikbare Exact abonnementen:
Aangezien een aantal van deze pakketten voor meer ondernemers interessant zijn, gaan we onder de tabel hier iets dieper op in.
| Pakket | Prijs per maand | Meer informatie |
|---|---|---|
| Exact voor boekhouden | €39,00 t/m €111,00 | Bekijk bij Exact |
| Exact voor Accountancy | €39,00 t/m €205,00 | Bekijk bij Exact |
| Exact Online Handel | €215,00 t/m €455,00 | Bekijk bij Exact |
| Exact voor Productie | €359,00 t/m €599,00 | Bekijk bij Exact |
| Exact voor Uren & Facturen | €145,00 | Bekijk bij Exact |
| Exact voor Project Management | €265,00 t/m €359,00 | Bekijk bij Exact |
| Exact bouw | €99,00 t/m €269,00 | Bekijk bij Exact |
| Exact voor HR | €6,00 | Bekijk bij Exact |
Exact Online Boekhouden Essentials pakket
Exact Boekhouden Essentials is het goedkoopste abonnement en is voldoende indien je op zoek bent naar een basis boekhoudprogramma. Met deze dienst houd je je boekhouding online bij en doe je tevens digitaal jouw BTW aangiftes bij de Belastingdienst. Dit pakket kost €39,- per maand en is voor maximaal 1 gebruiker.
Voor het aanmaken en versturen van facturen betaal je €5,- per maand extra en dit is inclusief een professionele lay-out. Verstuur facturen digitaal naar klanten, inclusief een directe betaallink. Indien gewenst ontvang en verwerk je tevens automatisch inkoopfacturen, via het beveiligde Peppol netwerk.
Het pakket geeft toegang tot het koppelen van 1 zakelijke bankrekening, waaronder ABN AMRO, ING, RaboBank, ASN Bank, Triodos Bank en meer. De boekhoud robot bekijkt automatisch waar een banktransactie kan worden ingeboekt en jij hoeft deze alleen nog maar te controleren.
Financiële cockpit, mail-campagnes en scan & herken
In de financiële cockpit en verkoop cockpit vind je al jouw inzichten, zoals: omzet, resultatenrekening en openstaande posten. Voeg indien gewenst notities toe en maak to-do lijstjes aan. Voor het beheren van relaties en het opslaan van contacten, maak je gebruik van het CRM.
Hierin stel je tevens offertes en e-mailcampagnes op via MailChimp. Net als bij de andere pakketten van Exact Online, is het mogelijk om extra functies te koppelen, door middel van Exact Online apps. Je vindt deze in Exact Online zelf, in het App Center.
Indien je jouw boekhouding optimaal wil automatiseren, kies dan voor de scanservice. Deze kost €0,45 per boekingsvoorstel, met een maximaal van 10 stuks.
Exact Online Boekhouden Plus en Exact Online Boekhouden Professional
Exact Online Boekhouden Plus en Professional, zijn twee uitgebreidere pakketten indien het Essentials pakket niet voldoende capaciteit biedt voor jouw onderneming. Deze pakketten verschillen niet zoveel van elkaar wat betreft de soort functies.
Het enige is dat bij het duurste pakket functies veelal onbeperkt zijn. Denk hierbij aan een onbeperkt aantal bankkoppelingen en facturen. Het Plus abonnement kost je €75,- en het Professional abonnement €111,- per maand.
De abonnementen bieden alles van Exact Boekhouden Essentials, plus het maken van kostenanalyses, het opstellen van begrotingen en budgetten, het kiezen voor verschillende afschrijfmethodes en het boeken van facturen in verschillende valuta.
Exact Online Uren & Facturen
Het pakket van Exact Online Uren & Facturen wordt in 2 vormen aangeboden, het goedkopere pakket van €145,- en het duurdere pakket van €265,- per maand. Beide pakketten zijn geschikt voor 2 administraties (dus twee verschillende ondernemingen).
Dit abonnement richt zich op het registreren van uren. Het abonnement is inclusief facturatie, CRM, een online boekhouding en het koppelen van applicaties. Het duurdere pakket is iets uitgebreider en bevat tevens opties voor het registreren van verzuim en vakantie-uren, een beschikbaarheidsplanning en Exact project management.
Voor ZZP’ers zal het eerste pakket veelal voldoende zijn en indien nodig is het altijd mogelijk om over te stappen op het meer uitgebreide pakket. Indien je personeel aanneemt, kun je er ook voor kiezen om HR toe te voegen aan jouw abonnement.
Registreren en inloggen bij Exact Online
Als je start met Exact Online dan word je een gratis proefperiode aangeboden van 1 maand. Het aanmaken van een gratis Exact proefaccount is erg makkelijk. Vul een aantal persoonlijke gegevens in, waaronder jouw eigen naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, wachtwoord en ga akkoord met de algemene voorwaarden.
Alle functies zijn na het verifiëren van jouw e-mailadres direct beschikbaar, waardoor je zonder verplichtingen de Exact software uittest. Probeer Exact Online ook via de mobiele app. Jouw Exact inlog gebruik je zowel voor de browser als app. Zo heb je altijd alle benodigde informatie bij de hand en inzicht in jouw administratie.
Hoe Exact Online werkt
Nadat je bent ingelogd bij Exact Online, kom je in de Cockpit terecht en dit is als het ware de startpagina waarmee je naar de verschillende categorieën navigeert. Je ziet hier tevens een aantal overzichten, zoals jouw huidige saldo, openstaande posten en meer.
Vanuit dit overzicht kun je via het hoofdmenu verschillende categorieën selecteren, waaronder de categorie verkoop voor het aanmaken van facturen en de categorie relaties voor het bekijken van klantengegevens. Facturen verstuur en ontvang je veilig en het programma ondersteunt verschillende formaten.
Benieuwd hoe het Cockpit werkt? Maak direct op de website van Exact een gratis account.
Exact koppelingen
De Exact Online software leert naarmate je het programma vaker gebruikt. Een voorbeeld hiervan is jouw bankrekening. Koppel deze via de bankkoppeling van Exact aan jouw boekhouding en jouw transacties worden automatisch uitgewisseld. Eerdere handelingen worden opgeslagen, waardoor steeds meer acties worden geautomatiseerd.
Denk hierbij aan het inboeken van facturen en het matchen van facturen aan transacties. Scan & Herken is ook een goed voorbeeld van een geautomatiseerde functie. Scan een bonnetje met jouw mobiele telefoon en de software herkent de gegevens automatisch.
Vervolgens verschijnt jouw zojuist gescande document als boekingsvoorstel. Je hoeft deze enkel nog maar te controleren en goed te keuren. Met Exact is het makkelijk om samen te werken met jouw accountant en je kunt de taken onderling verdelen. Zo werken jullie beide met up-to-date gegevens.
Accountants die zelf ook gebruik maken van Exact Online tellen niet mee als gebruiker en werken vanuit hun eigen licentie. Deze handige koppeling is onderdeel van het Exact Essentials boekhoudpakket.
Exact Online mobiele app
Als je onderweg bent of geen vast apparaat bij de hand hebt, maak je gebruik van de Exact Online app. Download de app in de Play Store voor Android of in de App Store voor iOS. Op deze app log je eenvoudig in met jouw gebruikersnaam en wachtwoord, waardoor je ook over al jouw gegevens beschikt via je mobiele telefoon.
Een aantal opties dat de Exact Online app aanbiedt
● De coffee corner: In dit menu overzicht vind je links naar belangrijke onderwerpen en thema’s. Van jouw contacten tot de financiële cockpit en van uren tot uitgaves.
● De financiële cockpit: Hier vind je alle informatie omtrent jouw uitgaven en inkomsten. Je ziet precies hoeveel er op jouw zakelijke rekening staat en bekijkt tevens jaarresultaten en andere rapportages
● Gespreksnotities: Wil je snel een notitie maken, bijvoorbeeld na een belangrijk gesprek met een nieuwe klant. Ook dit doe je snel met de Exact app en je kunt tevens spraakberichten toevoegen
● Inzicht en overzicht facturen: Ben je benieuwd hoe je er financieel voorstaat, bekijk dan welke facturen nog openstaan en voor welk bedrag. Tevens kun je hier kosten inzien, bijvoorbeeld bedragen die je verschuldigd bent aan leveranciers
● Losse bonnen inscannen: Heb je net getankt en raak je altijd jouw tankbonnetjes kwijt? Maak dan direct een foto en upload deze naar Exact via de mobiele app, zodat deze direct in jouw online boekhouding kan worden verwerkt
Klantenservice Exact Online
Er zijn verschillende Exact Online contactmogelijkheden. Neem bijvoorbeeld contact op via het contactformulier of via het Exact Online telefoonnummer. Erg handig als je een dringende vraag hebt of ergens niet uitkomt. Daarnaast vind je in de online kennisbank heel erg veel informatie, over verschillende onderwerpen.
Deze kennisbank beschikt over een online community, waar je vragen kunt stellen aan andere gebruikers. Dit laatste doe je door in te loggen bij de Support Portal.
Cursus boekhouden bij Exact
Er zijn verschillende mogelijkheden om kennis over dit softwareprogramma op te doen, zoals Exact Online webinars en gratis trainingen. Op deze manier vergaar je extra kennis en haal je uiteindelijk nog meer uit jouw abonnement. Het geeft jou tevens de mogelijkheid om je boekhoudkennis gaandeweg bij te spijkeren.
Exact Online beschikt over twee manieren om meer kennis te vergaren en deze zijn als volgt: Virtual Classroom Trainings en Training tracks. De virtuele klas is speciaal gericht op nieuwe gebruikers van Exact Online. Het is een gratis training, waarbij je alle basiskennis leert over het programma.
Je kiest zelf een moment dat jou uitkomt, om mee te doen aan deze interactieve training. De training tracks zijn extra trainingen, in de vorm van zelfstudie. Een perfecte manier om jouw kennis te vergroten over onderwerpen die relevant zijn voor jouw onderneming.
Veelgestelde vragen – FAQ’s
Inloggen bij Exact Online is erg eenvoudig en doe je simpelweg via jouw gebruikersnaam en wachtwoord. Om deze gegevens in te vullen ga je naar de website van Exact Online, https://www.exact.com/nl/login en selecteer je jouw categorie.
Je kunt op verschillende manieren contact opnemen met Exact Online, zowel telefonisch als via het contactformulier. Exact Online beschikt over een grote hoeveelheid informatie voor klanten, genaamd de kennisbank. Hier kun je tevens informatie opzoeken over tal van onderwerpen en vragen stellen aan de online community.
Exact Online beschikt over meer dan 200 apps, die je kunt koppelen aan jouw Exact Online account. Je vindt al deze applicaties in het App Center van Exact Online. Filter eenvoudig op categorie of vul een zoekterm in.
Je sluit een Exact Online abonnement af voor minimaal 1 maand en het abonnement is maandelijks opzegbaar. Exact Online hanteert een opzegtermijn van 1 maand, maar behoudt zich het recht om dit te wijzigen. Je vindt deze informatie terug in de algemene voorwaarden, welke je kunt vinden in de footer van de Exact Online website.
Er zijn verschillende manieren om Exact Online te leren. Sluit een gratis proefabonnement af om het programma te bekijken en de verschillende functies uit te proberen. In de kennisbank vind je tevens ontzettend veel informatie over de software. Voor betalende gebruikers biedt Exact Online trainingen en webinars aan.
De kosten verschillen per abonnement en de functies die je afneemt. Het goedkoopste abonnement is Exact Online Boekhouden Essentials en kost €39,- per maand exclusief BTW.
