Als ondernemer komt er veel op je af. Om dit in goed te leiden, is het verstandig om goede software te gebruiken. Zo ook voor het digitaal boekhouden. Hiermee kan je veel automatiseren en werk je ook veilig vanuit de Cloud.
Hoe dan ook, in dit artikel kom je alles te weten van het digitaal boekhouden. Zo kijken we onder andere naar: de kosten, de voordelen en hoe je het beste online boekhoudpakket voor jouw bedrijf vindt.
Geen tijd? Weet dit! Digitaal boekhouden is altijd verstandig. Mede door de Cloud heb je altijd inzicht in je boekhouding en kan je veel zaken automatiseren. Dit scheelt tijd en geld. Enkele goede boekhoudprogramma’s zijn: e-Boekhouden, Rompslomp, Silvasoft en Exact.
Beste digitaal boekhoudprogramma vinden
Aangezien elk bedrijf en ondernemer anders is, verschilt ook welk digitaal boekhoudprogramma het beste is. Hiervoor kan je het beste de vergelijktool gebruiken. Geef jouw wensen aan en de tool toont je alle programma’s die aan je wensen voldoen.
Wat is digitaal boekhouden?
Als ondernemer was het 20 jaar geleden lastig om de boekhouding bij te houden. Alles moest met pen en papier gebeuren, waardoor de kans op fouten vrij groot was. Ook moest je veel handwerk uitvoeren; dat kost uiteraard de nodige tijd.
Gelukkig is dat volledig anders op dit moment. Met grote dank aan de digitale boekhoudprogramma’s. Zo’n programma bevindt zich op het internet, waardoor je altijd toegang tot je boekhouding hebt. Via het internet werk je je boekhouding bij, stel je facturen op en verwerk je alle transacties.
Bijkomend voordeel: je boekhouding digitaal bewaren is wel zo veilig. Je hoeft niet bang te zijn voor bijvoorbeeld een brand of een diefstal. Het enige belangrijke hierbij is dat je een goed wachtwoord kiest én nooit je wachtwoord met iemand anders deelt.
Wat kost een digitaal boekhoudprogramma?
De prijs en kosten van een digitaal boekhoudprogramma verschilt enorm. Zo kan je zelfs kiezen uit meerdere gratis boekhoudprogramma’s. Vaak is de basis bij deze programma’s zo beperkt dat je als ondernemer eigenlijk wel moet kiezen voor de betaalde variant.
Op het gebied van betaalde varianten zijn er zowel digitale boekhoudprogramma’s die €5 euro per maand kosten, maar ook van €50 euro. Hoe groter het bedrijf, hoe duurder het pakket. Voor een eenmanszaak betaal je gemiddeld rond de €15 per maand.
Grotere bedrijven willen graag meer in control zijn, door ook het voorraadbeheer (automatisch te koppelen aan de boekhouding. Hiervoor heb je vaak meer aan een boekhoudprogramma zoals Exact Online dat beschikt over uitgebreidere functies.
Voordelen van digitaal boekhouden
Wil je je boekhouding digitaal bijhouden? Dat is heel goed voor te stellen. Door nu voor een digitaal boekhoudprogramma te kiezen, geniet je van tal van voordelen. De belangrijkste voordelen bespreken we hieronder graag.
Altijd toegang tot je boekhouding door de Cloud
Een gekend probleem van een papieren boekhouding is de toegankelijk. Als je thuis aan het werk bent, bestaat de kans dat je papieren boekhouding op kantoor is. Dát betekent dat je niet vanaf je huis je boekhouding bij kunt werken.
Kies je voor digitaal boekhouden? Dan heb je altijd toegang tot je boekhouding. Ongeacht waar je precies bent, kun je gebruik maken van het digitale boekhoudprogramma. Ook als je bijvoorbeeld in de trein zit, op vakantie bent of bij een klant op bezoek bent.
Automatische rapportages zorgen voor overzicht en controle
Als ondernemer wil je inzicht in je bedrijf. Hiervoor zijn financiële cijfers het belangrijkst. Op basis van deze status kun je immers de juiste beslissingen nemen. Door gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma heb je altijd inzicht in de financiële status. Een online boekhoudprogramma draait namelijk met gemak automatisch rapportages uit.
Geen opslagruimte meer nodig
Heb je eerder voor een papieren boekhouding gekozen? Dan weet je ongetwijfeld dat je deze boekhouding tot 7 jaar lang moet bewaren. Maar, waar ga je al deze mappen en dergelijke bewaren? Daar zou je fysieke ruimte voor vrij moeten maken, terwijl hier bij een digitaal boekhoudprogramma geen sprake van is. Ideaal wat ons betreft.
Koppelingen voor het automatiseren van processen
Ben je bijvoorbeeld een digitale ondernemer? Of je aan het roer van je eigen webshop? Dan is het goed om te weten dat je je digitale boekhoudprogramma makkelijk aan andere systemen kunt koppelen. Dankzij deze koppelingen geniet je van nóg meer gemak.
Als je bijvoorbeeld jouw webshop aan een boekhoudprogramma koppelt, dan kunnen alle orders automatisch worden verwerkt in de boekhouding. Dit bespaart je natuurlijk een hoop tijd en geld. Ook neemt de kans op fouten vrijwel volledig af.
Veiliger dan offline boekhouden
In de basis is digitaal boekhouden erg veilig. Belangrijk hierbij is wel dat je zélf hier de nodige invloed op uit kunt/moet oefenen. Zo is het belangrijk om nooit je wachtwoord te delen. En ook is het belangrijk om een tweestapsverificatie aan het inlogproces toe te voegen. Dankzij deze extra stap voorkom je dat iemand toegang tot je boekhouding krijgt.
Waarom het digitaal boekhouden dan zo veilig is? Daar zijn meerdere redenen voor. Mocht bij een papieren boekhouding onverhoopt de opslagruimte van je papieren in de brand vliegen, dan ben je je complete boekhouding kwijt. Bij een digitaal boekhoudprogramma hoef je daar niet bang voor te zijn. Zij maakt namelijk gebruik van (automatische) back-ups.
Samenwerken met zowel compagnon als boekhouder
Met een goed online boekhoudprogramma ben je in staat om perfect samen te werken. Heb je bijvoorbeeld samen met je compagnon een bedrijf? Jullie hebben beide toegang tot het programma, waardoor jullie beide de boekhouding kunnen regelen. Tevens is het mogelijk om je boekhouder of accountant toegang tot je digitale boekhouding te geven.
Nadelen van digitaal boekhouden
Is het aan te raden om voor digitaal boekhouden te kiezen? Ja, zeer waarschijnlijk wel. Natuurlijk zijn er wel enkele nadelen waar je rekening mee moet houden. Naar onze mening wegen de nadelen niet op tegen de voordelen, maar dan weet je ervan af.
Het eerste nadeel is dat een online boekhoudprogramma geld kost in de zin van een abonnement. Dit in tegenstelling tot boekhoudprogramma’s met een eenmalige aanschaf. Het voordeel van een abonnement (online programma) is dat je geen updates hoeft te kopen. Ook staat de administratie veilig in de Cloud.
Dit is dan een tweede nadeel. Je hebt namelijk altijd internet nodig om de administratie te kunnen doen. Mocht je op plekken komen waar het internet niet al te best is, dan kan dit voor problemen zorgen. In Nederland zal dit probleem met haar goede internetnetwerk vrijwel niet voorkomen. Maar wellicht wel als je vanuit het buitenland wilt werken.
Tot slot is ook vertrouwen in de aanbieder van het digitaal boekhoudprogramma een ‘nadeel’. De aanbieder is namelijk verantwoordelijk voor de infrastructuur en back-ups. Als je voor één van de betere boekhoudprogramma’s kiest, dan is dit geen probleem.
Heb je ook een boekhouder of accountant nodig bij het digitaal boekhouden?
Als je voor een online boekhoudprogramma kiest, dan heb je in principe geen boekhouder of accountant nodig. Natuurlijk geldt dit wel voor BV’s. Hoe dan ook, wat ook verstandig is en veel ondernemers doen is een combinatie maken van beide.
Dus zowel een boekhouder als digitaal boekhouden. Waarom je dit zou moeten doen? Nou, omdat dit jullie beide tijd en dus geld bespaart. Zo kan je met een digitaal programma zelf al de factureren invoeren. Het programma berekent zo zelf al de rapportages. De boekhouder hoedt dan alleen nog elke periode een controle uit te voeren.
Zo heb je toch iemand met kennis die meekijkt om mogelijke fouten te voorkomen. Verstandig is het om eerst een boekhoudprogramma te vinden die jijzelf goed vindt werken. Hierna kan je via het boekhoudprogramma zelf vaak digitale boekhouders (in de buurt) vinden die bekend zijn met de software en jou hierbij kunnen helpen ondersteunen.
Welk programma is geschikt voor digitaal boekhouden?
Tegenwoordig zijn er tal van aanbieders met software voor digitaal boekhouden. Welk online boekhoudprogramma dan ook geschikt is voor jou, hangt af van je eigen wensen. Natuurlijk kunnen we wel een toelichting geven van welke aanbieder bij welk bedrijf past.
Zo zijn e-Boekhouden en Rompslomp goede online boekhoudprogramma’s voor ZZP’ers of kleine eenmanszaken. Als je kiest voor een digitaal boekhoudprogramma van één van deze aanbieders, dan beschik je over de basisfuncties voor een niet al te hoge prijs. Ook geven ze vaak de nodige ondersteuning en is de taal van de programma’s eenvoudig.
Grotere bedrijven die een financiële afdeling of boekhouder in dienst hebben, kunnen beter kiezen voor complexere software, zoals bijvoorbeeld: Exact Online. Exact Online beschikt over zeer uitgebreide functies die bij grotere bedrijven goed van pas komen. Exact gaat er dan ook vanuit dat haar gebruikers kennis van boekhouden meenemen.
Hoe kies je het beste boekhoudprogramma uit om digitaal te kunnen boekhouden?
Als afsluiter hebben wij nog drie handige tips voor je. Met onderstaande tips maak je het uitkiezen van een online boekhoudprogramma nóg makkelijker voor je.
Tip 1: maak gebruik van een demo
Bij veel digitale boekhoudprogramma’s kun je een demo aanvragen. Met deze demo krijg je een duidelijk beeld van het programma. Je krijgt een duidelijk beeld van de look and feel van het klantgedeelte, van alle functionaliteiten en van de werking.
Heb je direct het idee dat het digitale boekhoudprogramma niks voor je is? Dan heb je het in ieder geval geprobeerd. Ben je door demo wel direct overtuigd? Dan weet je dat de keuze voor het betreffende boekhoudprogramma de juiste keuze is.
Tip 2: maak gebruik van een gratis proefperiode
Bij niet alle digitale boekhoudprogramma’s kun je gebruik van een demo maken. In dat geval is de kans echter wel groot dat je van een gratis proefperiode gebruik kunt maken. Dankzij deze gratis proefperiode krijg je ook een duidelijk beeld van het systeem.
Tip 3: check onze website voor alle reviews
Tot slot raden wij je aan om onze website te checken. Op onze website vind je tal van reviews over de beste digitale boekhoudprogramma’s van dit moment. Aan de hand van deze reviews maak je voor jezelf een prima vergelijking. En kun je uiteindelijk het beste digitale boekhoudprogramma uitkiezen.
Vergelijken van digitale boekhoudprogramma’s
Heb je interesse om digitaal te boekhouden? Dan heb je een goed boekhoudprogramma nodig. Aangezien er veel online aanbieders zijn, moet je gewoon een goede vergelijking maken. Let bij het kopen van een boekhoudprogramma sowieso op de volgende punten.
- Functionaliteiten: elk digitaal boekhoudprogramma biedt verschillende functionaliteiten aan. Bepaal daarom op voorhand goed van welke functies je sowieso gebruik wilt kunnen maken.
- Pakketten: bij veel boekhoudprogramma’s kun je uit meerdere pakketten kiezen. Sommige pakketten zijn meer geschikt voor de grotere bedrijven, terwijl andere pakketten juist ideaal voor ZZP’ers zijn. Ga goed na welk pakket het meest geschikt is voor jouw situatie/bedrijf.
- Ervaringen van andere gebruikers: wij raden je aan om via het internet op zoek te gaan naar ervaringen van andere gebruikers. Aan de hand van deze ervaringen krijg je een duidelijk beeld van de plus- en minpunten van het systeem. Bovendien zijn deze ervaring erg te vertrouwen; ze komen immers uit eerste hand.
Veelgestelde vragen
Hieronder staan enkele veelgestelde vragen die regelmatig terugkomen bij het vinden en of opzetten van een digitale boekhouding.
Online boekhouden werkt hetzelfde als fysiek boekhouden, maar dan in de Cloud. Je kan alle facturen online opslaan en verwerken waardoor het doen van de boekhouding een stuk sneller gaat. Dit geldt ook voor het doen van de omzetbelasting, want het programma berekent al de benodigde gegevens.
Ook wordt bij online boekhouden de boekhouding opgeslagen in de Cloud. Bij een brand ben je dus niet je administratie kwijt. Dit is wel het geval als je het fysiek of op de harde schijf van je pc opslaat.
Het beste digitale boekhoudprogramma verschilt per bedrijf en ondernemer. Grote bedrijven hebben vaak uitgebreidere functies nodig. Hierdoor kom je vaak al automatisch uit bij de duurdere aanbieders. Kleinere bedrijven zoals eenmanszaken hebben vaak voldoende aan de basis met facturen- en boekhouden.
Ja, in principe kan je digitaal de boekhouding volledig zelf doen. Dit gezegd hebbende kan het verstandig om een boekhouder mee te laten kijken. Hij krijgt dan een controlerende functie. Hierdoor ben je al gauw minder kwijt dan als je de totale boekhouding uithanden geeft, waarbij de boekhouder de facturen zelf verwerkt.
