Iedere ondernemer zit vaak met losse bonnetjes, zoals bijvoorbeeld bij een tankbeurt onderweg. Deze bonnetjes worden vaak vergeten, waardoor je geld misloopt. Een boekhoud app met bonnetjes scannen is de oplossing.
Door jouw bonnetjes direct in te scannen met een app en te importeren in jouw boekhouding, bespaar je niet alleen geld maar ook tijd. In dit artikel vertellen we jou precies hoe bonnetjes inscannen werkt.
Geen tijd? Weet dan dit! Als je voor een boekhoudpakket wilt kiezen waar het inscannen van bonnetjes mogelijk is, dan kan je het beste kiezen voor Exact Online, E-boekhouden of MoneyMonk. Bij deze aanbieders is bonnetjes scannen vrijwel altijd kosteloos inbegrepen.
Waarom bonnetjes scannen?
Het scannen van bonnetjes om te verwerken in online boekhoudprogramma’s zoals Silvasoft of Rompslomp, brengen jou als ondernemer tal van voordelen. Het maakt je leven als ZZP’er een stuk makkelijker en het enige dat je ervoor nodig hebt is je mobiel.
Geen gedoe meer met het bewaren van bonnetjes, een zoektocht bij het indienen van de BTW aangifte naar losse bonnetjes en ook vervaagde onleesbare bonnetjes behoren tot het verleden. Je bespaart wanneer je een boekhoudprogramma koopt met het scannen van bonnetjes: tijd, geld en je voldoet aan de bewaarplicht van de belastingdienst.
Door met een app bonnetjes te scannen is jouw administratie altijd up-to-date en weet je precies hoe jouw bedrijf er financieel voorstaat. Op deze manier heb je meer inzicht in jouw administratie en zijn ook losse bonnen direct gekoppeld aan de boekhouding.
Hoe het scannen van bonnetjes werkt
De betere online boekhoudprogramma’s bieden een functie aan voor het inscannen van bonnetjes. Dit is super eenvoudig en binnen no-time gedaan. Volg deze simpele stappen om een zakelijke bon te scannen en voldoe tevens aan de regels van de belastingdienst.
- Stap 1 : Neem een foto, of scan de bon, met de app
- Stap 2 : De bon wordt bewaard in jouw boekhoudprogramma. Je kunt de fysieke bon zelf dus weggooien, aangezien je voldoet aan de bewaarplicht
- Stap 3 : Verwerk de bon in jouw administratie. Het verschilt per programma of dit automatisch gebeurt of dat je dit handmatig moet doen.
Tip: Zorg ervoor dat de bonnetjes in het geheel op de foto staan en dat alles duidelijk leesbaar is. Indien het bonnetje maar gedeeltelijk op de foto staat of de gegevens niet leesbaar zijn, voldoe je niet aan de door de belastingdienst gestelde voorwaarden.
Welke boekhoudprogramma’s bieden een app met bonnetjes scannen aan
Het verschilt per boekhoudprogramma welke mogelijkheden er zijn voor het verwerken van fysieke bonnetjes in jouw online administratie. In dit hoofdstuk nemen we deze functie door bij de beste online boekhoudprogramma’s van dit moment.
Bonnen inscannen met Exact Online
Exact Online is een erg uitgebreid boekhoudprogramma, met een handige functie voor het inscannen van zakelijke bonnen en facturen. Je doet dit met de Exact app “scan & herken”. Met deze app boek je makkelijk inkoopfacturen in, dankzij automatische herkenning.
Exact online kent drie manieren om bonnen in te scannen en deze zijn als volgt:
- Zelf met de Exact Online app.
- Via de digitale brievenbus per mail.
- Via de Scan Service en upload bonnetjes in bulk via de “scan service” van Exact.
Voordat je aan de slag gaat met het inscannen van bonnen in Exact Online, dien je de module eerst te activeren. Dit doe je in jouw account instellingen, via het hoofdmenu. De optie om bonnen te scannen is onderdeel van het Exact Online boekhoudpakket.
Bonnen scannen met Rompslomp
Rompslomp is gericht op het makkelijk maken van boekhouden voor ondernemers. Net als Exact Online bieden zij een app aan voor het inscannen van bonnen en facturen. Met de Rompslomp bonnen app zet jij eenvoudig papieren bonnen om naar een digitale versie.
Uiteraard mag je deze ook in fysieke vorm bewaren, maar gezien alles tegenwoordig online gebeurt, is het veel makkelijker en veiliger jouw gehele administratie online, op één plek, te bewaren. Bij Rompslomp zijn er twee manieren om bonnen te scannen, namelijk:
- Via Rompslomp zelf.
- Via Dropbox.
Om de “scan & herken” optie van Rompslomp te gebruiken, dien je deze eerst te activeren. Dit doe je in jouw bedrijfsinstellingen. Zodra de optie is geactiveerd, zullen bonnen en facturen in de schoenendoos automatisch worden herkend. Controleer of het bedrag, de contactgegevens en het BTW tarief kloppen.
Het automatisch herkennen brengt extra kosten met zich mee, namelijk 5 euro per maand voor maximaal 30 “scan & herken” bonnen. Je kunt het inboeken ook handmatig doen en dit is inbegrepen in het basis online boekhoudpakket van Rompslomp.
E-boekhouden bonnen scan App
Met de “scan & herken” app van E-boekhouden, hoef je nooit meer handmatig bonnetjes in te voeren. Bonnen worden automatisch herkend, zowel via de functie “scan & herken”, als “mail & herken”. Via beide functies komen de bonnetjes op dezelfde plaats terecht, waarna je ze enkel nog maar handmatig hoeft te controleren.
Indien alle gegevens kloppen, valideer je deze en wordt jouw bonnetje automatisch ingeboekt. Dit bespaart jou niet alleen tijd, maar het voorkomt ook invoerfouten. Beide functies zijn onderdeel van de boekhoudmodule van E-boekhouden.
Meer weten van E-boekhouden? Bekijk het artikel met de E-boekhouden review.
Bonnetjes scannen met Silvasoft
Net zoals voorgaande voorbeelden, beschikt ook Silvasoft over een “scan en herken” methode. Nadat je jouw bonnetje hebt gescand en verstuurd, ontvang je binnen enkele seconden een boekingsvoorstel via Silvasoft. Dit werkt eveneens voor facturen en ongeveer 80% van de geuploade bestanden worden volledig herkend.
Naarmate je de functie vaker gebruikt hoe slimmer deze wordt, dankzij machine learning. Je kunt bonnen op drie manieren toevoegen:
- De Silvasoft website.
- De Silvasoft app.
- E-mail.
Al jouw bonnetjes vind je terug in jouw documenten. De functie “scan & herken” vult alle gegevens automatisch in. Het enige dat je nog hoeft te doen is deze informatie te controleren en de bon in te boeken. Silvasoft rekent extra kosten voor deze functie en werkt met een online saldo. Het kost namelijk €0,16 per “scan & herken” boeking.
De bonnetjes app van Informer.nl
Informer.nl maakt gebruik van Whatsapp om jouw bonnetjes online te verwerken. Je hoeft hiervoor dus geen aparte app te downloaden. Dit werkt erg makkelijk:
- Maak een foto van jouw bonnetje
- Verstuur deze naar jouw boekhoud Whatsapp
- Kies de kostencategorie. Dit zal Whatsapp aan jou vragen. Je hoeft dit overigens niet direct te doen, maar dit kan ook op een ander moment wanneer het jou beter uitkomt.
Na het voltooien van drie simpele stappen is jouw bonnetje ingeboekt. Het verschilt per pakket of de “scan & herken” functie extra kosten met zich meebrengt. In het ZZP Basis pakket kost deze €5,- extra per maand en in de overige pakketten is de optie gratis.
Moneymonk bonnen inscannen
Moneymonk heeft een eigen app ontwikkeld voor het scannen en herkennen van bonnen. Deze optie maakt het jou ontzettend makkelijk om losse bonnen op te nemen in jouw online boekhouding en zo raak jij nooit meer bonnetjes kwijt.
- Maak een foto met de mobiele Moneymonk app van jouw bon
- De gegevens worden automatisch gescand en herkend, zoals het bedrag en de datum
- Je ontvangt via de app een suggestie bij welke banktransactie of factuur de bon hoort
Het enige dat jij hoeft te doen is de gegevens controleren en de boeking definitief te maken. De bonnen worden daarna in jouw online boekhouding verwerkt, zodat jij tijd hebt voor leuke dingen. De app en de functie van het bonnen scannen, zit inbegrepen in het boekhoudpakket voor ZZP en MKB.
De bonnetjes scan app van Vixum
Vixum biedt een eigen mobiele app voor het automatisch verwerken van bonnetjes in jouw online boekhouding. Gooi die schoenendoos maar weg, want met Vixum scan jij al jouw bonnetjes naar jouw boekhouding en voldoe jij tevens aan de bewaarplicht.
Je scant het bonnetje gewoon met jouw smartphone via de Vixum app. Verwerk deze direct, of op een ander moment als dat jou beter uitkomt. Indien het jou niet lukt, kun je altijd contact opnemen met de Vixum klantenservice.
De functie voor het scannen van bonnetjes, maakt onderdeel uit van het Vixum Basis en Vixum Pro pakket, maar niet van het Vixum Start pakket.
Kortom, bonnetjes scannen doe je eenvoudig met de app van een boekhoudprogramma
In deze moderne tijd, waar vrijwel iedereen een smartphone heeft, is het inboeken van losse bonnetjes met een bonnetjes inscannen app een fluitje van een cent. Het bespaart jou als ondernemer tijd en geld.
Het inscannen en inboeken van bonnetjes is heel gemakkelijk en veel boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om de gegevens automatisch te laten invullen. Een handige oplossing voor een rommelige boekhoud taak.
Zoals in het begin van dit artikel al gezegd is het scannen van een bon met een app bij Exact Online, E-boekhouden en MoneyMonk vrijwel altijd kosteloos. Ook als je een ander boekhoudprogramma koopt, dan is deze module vrijwel altijd betaald beschikbaar.
Veel gestelde vragen voor het scannen van bonnetjes met een boekhoud app
Nee. Hoewel je facturen in originele vorm dient te bewaren, is dit bij bonnetjes niet het geval. Je mag deze enkel digitaal bewaren en het fysieke bonnetje weggooien. Op deze manier voldoe je aan de bewaarplicht van de belastingdienst. Zorg er wel voor dat het hele bonnetje op de foto staat en alles duidelijk leesbaar is.
Dit verschilt, en is afhankelijk van het door jou gekozen online boekhoudpakket. Bij sommige pakketten, zoals Exact Online, betaal je niets extra’s. Andere pakketten vragen een maandelijkse bijdrage of een vergoeding per bonnetje. Het is dus geheel afhankelijk van het pakket dat het beste bij jou en jouw onderneming past.
Dit is afhankelijk van jouw persoonlijke wensen en de functies die jouw bedrijf nodig heeft. Ieder boekhoudprogramma heeft zo zijn eigen voor- en nadelen. In dit artikel belichten we enkel betrouwbare en professionele boekhoudprogramma’s, die tevens een app aanbieden voor het inscannen van bonnen. Op deze manier kun jij kijken welk boekhoudprogramma het beste bij jou en jouw onderneming past.
