Het starten van een webshop is voor veel ondernemers een must. Sommige ondernemers kiezen er zelfs voor om volledig online te werken als verkoper op bol.com. Hoe dan ook, voor de administratie is een boekhoudprogramma met een koppeling voor jouw webshop vrijwel noodzaak.
In deze blog gaan we dan ook kijken hoe boekhoudsoftware kan samen werken met webshops, wat de voordelen van software met een koppeling voor webshops meebrengt en welke boekhoudprogramma’s geschikt zijn voor webshops.
Geen tijd? Weet dan dit! Voor webwinkels zijn de boekhoudprogramma’s van Exact online, E-boekhouden, Rompslomp, Silvasoft en Visma geschikt. Bij deze programma’s kan je losse of inbegrepen modules koppelen voor een goede administratie van jouw webwinkel.
Hoe werkt een boekhoudprogramma voor een webshop?
Een boekhoudprogramma kan samenwerken met je webshop via een koppeling. Het is aldus belangrijk om rekening te houden met welke webshop-software jouw webwinkel werkt en of hier koppelingen mogelijk zijn met het boekhoudprogramma.
Voorbeelden van webshop software zijn Lightspeed, WooCommerce, Magento of Shopify. Wanneer deze software gekoppeld kan worden met het boekhoudprogramma worden bestellingen automatisch ingeladen en facturen meteen opgesteld. Sommige programma’s staan het ook toe om zelf een koppeling te maken via een API.
Ook bieden sommige boekhoudprogramma’s bieden zo’n koppeling gratis aan en andere werken weer met een externe softwareontwikkelaar zoals Webwinkelfacturen.nl waarbij extra kosten komen kijken. Niettemin, een koppeling tussen je webshop en een boekhoudprogramma laadt automatisch alle data van je webshop in je boekhouding.
Bij de meeste boekhoudprogramma’s is het tevens mogelijk om een koppeling te maken met je bank. Zo is het mogelijk om al je transacties aan elkaar te koppelen en te verzamelen op één centrale plek in je boekhoudprogramma.
Wat zijn de voordelen van een boekhoudprogramma bij een webshop?
Hieronder vind je de belangrijkste voordelen waarom je als webshopeigenaar moet kiezen voor een boekhoudprogramma dat hier opgericht is.
Boekhoudkundig in orde zijn
Vanuit de Belastingdienst is het verplicht om een BTW aangifte in te dienen. Hiervoor is het nodig om je boekhouding goed op orde te houden. Met een boekhoudprogramma dat gekoppeld is aan jouw webshop en je bank kan je vaak in slechts enkele klikken je BTW aangifte controleren en doorsturen naar de Belastingdienst.
Heb je helemaal geen zin in of kennis van zelf boekhouden? Bij de meeste boekhoudprogramma’s is het ook mogelijk om je boekhouding gemakkelijk te delen met je boekhouder.
Automatisering
De meeste ondernemers vinden het niet fijn om veel tijd te steken in hun boekhouding. Het automatiseren van taken kan hier een oplossing voor zijn. Online boekhoudsoftware maakt het mogelijk om de boekhouding van een webshop bijna volledig te automatiseren.
Door de boekhoudsoftware te koppelen worden alle gegevens automatisch ingeladen. Het is niet meer nodig om dingen handmatig één voor één in te geven.
Voorraadbeheer
Een webshop waarvan de producten niet leverbaar zijn gaat niet werken. Voorraadbeheer, inclusief het verwerken van retourneringen is aldus een belangrijke factor. Reminders dat de voorraad van een bepaald product onder de ingestelde minimale hoeveelheid gaat, zijn veelal makkelijk in te stellen via een boekhoudprogramma. Zo zit je webshop nooit meer zonder voorraad en heb je steeds een overzicht van je best verkopende producten.
Afletteren
Bij webshops is het goed mogelijk dat de bedragen tussen je bankafschrift en de factuur kan verschillen. Dit omwille van kosten van het betaalsysteem en koersverschillen met buitenlandse valuta. Dit maakt het moeilijk voor de administratie om de inkomende betaling te koppelen aan de juiste bestelling. Een oplossing hiervoor is afletteren.
Afletteren betekent het afvinken van mutaties die bij elkaar horen zodat het saldo op je rekening klopt. Verschillende boekhoudprogramma’s hebben dit reeds geïntegreerd in hun software zodat jij hier geen tijd en energie meer in hoeft te steken.
Gebruik meerdere platforms zonder zorgen
Een webshop direct gekoppeld aan je eigen website is handig, maar je kan je klantenbasis handig uitbreiden door ook te verkopen via platforms van derden, zoals bol.com of Amazon. De kosten om je aan te sluiten bij zo’n platform zijn hoger, maar je hoeft zelf geen of veel minder marketing uitvoeren.
Tevens genereren zulke platforms organische verkeer naar je eigen website door doorverwijzingen. Door het koppelen van deze platforms aan het boekhoudprogramma zie je in een oogwenk welke platforms het meeste verkopen en wordt de voorraad in real-time ge-update zodat je nooit een product verkoopt dat niet meer beschikbaar is.
Internationale btw-aangifte
Als alles online gebeurt is het gemakkelijk om ook te gaan verkopen in het buitenland. Wanneer je in het buitenland boven bepaalde drempelbedragen uitkomt, word je daar ook btw-plichtig. Afhankelijk van je activiteiten kan je ook buitenlandse facturen krijgen, bijvoorbeeld van Google Ads of Facebook advertenties. Een boekhoudprogramma helpt hiermee door de internationale facturen op een correcte manier te verwerken.
Welk boekhoudprogramma is geschikt voor een webshop?
Naast de keuze in mogelijke koppelingen zijn het vooral de beschikbare functies en de prijs van het boekhoudprogramma die doorslaggevend zijn. De ene boekhoudsoftware kan namelijk meer dan de andere, net zoals de ene webshop meer functies nodig zal hebben dan de andere. Over het algemeen geldt, hoe meer functies, hoe hoger de prijs.
Exact online is een uitstekend boekhoudprogramma voor een webshop
Exact online is een erg populair boekhoudprogramma in Nederland. Het programma maakt het mogelijk om al jouw software, inclusief je bank en webshop, te koppelen en te werken vanuit één systeem.
Exact Online biedt koppelingen aan met maar liefst 220 verschillende apps. Dit gaat over kassasystemen, webshops, betaalmethodes en CRM. Het programma biedt een gratis proefperiode van 30 dagen aan. Exact Online Boekhouden Essentials is voor webshops beschikbaar vanaf €39,- per maand.
e-boekhouden.nl is een handig boekhoudprogramma voor een webshop
e-boekhouden.nl is een handig boekhoudprogramma voor startende en online werkende ondernemers met een webshop. Het programma heeft een handige app om altijd en overal een overzicht te hebben op jouw boekhouden en waarmee je snel en gemakkelijk facturen kunt uploaden. Tevens is het mogelijk om een koppeling te maken met zo goed als alle Nederlandse banken.
Met e-boekenhouden.nl zijn koppelingen mogelijk met JouwWeb, gratiswebshopbeginnen.nl, Lightspeed, Magento, MyShop, Shoppagina.nl, VirtueMart, WooCommerce, Amazon, Bol.com, CCV Shop, mijnwebwinkel, OpenCart, PrestaShop en Shopify. Ook is het mogelijk om een eigen koppeling te maken via API. Het programma biedt een gratis proefperiode van maar liefst 15 maanden aan. E-boekhouden is voor webshops beschikbaar vanaf €14,50 per maand.
Wil je meer weten van e-boekhouden? Bekijk dan het artikel met de e-boekhouden review.
Rompslomp
Rompslomp claimt het eenvoudigste boekhoudprogramma te zijn voor zzp’ers. Het programma is op maat gemaakt voor startende en kleine ondernemingen en dat merk je ook aan de eenvoud van het programma. Rompslomp heeft tevens een handige app voor op je telefoon of tablet.
Rompslomp heeft onder andere een koppeling met JouwWeb, Magento, Mijnwebwinkel, Ecwid, Lightspeed, Shopify, Opencart, PrestaShop, WooCommerce en CCV Shop. Tevens is het mogelijk om een koppeling te maken met de meeste Nederlandse banken. Je kan Rompslomp één maand gratis uitproberen, daarna betaal je maandelijks €15,-.
Silvasoft
Silvasoft is een online boekhoudprogramma dat opgebouwd is volgens verschillende modules. Afhankelijk van de behoefte van je onderneming stel je dus zelf een pakket samen waarin precies de modules zitten die jij nodig hebt. Deze manier van werken geeft jou de vrijheid om alleen te betalen voor de dingen die je ook echt nodig hebt voor je webshop.
Silvasoft biedt erg veel koppelingen aan, zowel voor webshop en e-commerce als betaalsystemen en kassasystemen. Onder andere koppelingen met Mijnwebwinkel, WooCommerce, Magento, bol.com, PrestaShop, Shopify, OpenCart, CCV Shop, Lightspeed, JouwWeb, Amazon en Ecwid zijn mogelijk. Gebruik je toch een andere software? Dan is het ook mogelijk om via een API je software te koppelen. De prijs van Silvasoft hangt af van welke modules je kiest.
Visma eAccounting
Visma eAccounting is een online boekhoudprogramma dat een complete oplossing biedt aan ondernemers om hun administratie online bij te houden. Als je al een webshop hebt kan je deze eenvoudig koppelen via Webwinkelfacturen.nl of Zapier (voor Magento, WooCommerce of Shopify).
Heb je nog geen webwinkel maar wil je er wel een maken? Visma eAccounting heeft ook twee modules speciaal voor webshops ontwikkeld: Visma Webshop (€15,- p.m.) en Visma Webshop+ (€25,- p.m.). Met deze module maak en beheer je eenvoudig een professionele webshop, inclusief de betaalopties iDEAL, PayPal, of creditcard.
Omdat deze module van Visma zelf is, is het ook heel eenvoudig om je webshop te koppelen aan je Visma eAccounting boekhoudprogramma te koppelen. De module Visma Webshop+ maakt het ook mogelijk om internationaal te verkopen of om kortingscodes aan te bieden.
Deze speciale webshop-modules dien je boven op je gewone Visma eAccount aan te kopen. Je kan kiezen uit een abonnement Factureren, Standaard, of Pro. De abonnementen zijn per jaar of per 3 maanden beschikbaar. Voor startende ondernemers is Visma eAccounting Standaard het eerste jaar echter gratis.
Wil je meer weten over Visma? Bekijk dan het artikel met de Visma eAccounting review.
MoneyMonk is minder geschikt als boekhoudprogramma voor een webshop
MoneyMonk is opgebouwd uit projectmanagement modules en uit online boekhouden modules. Je doet er eenvoudig aan projectmanagement en online boekhouden. MoneyMonk. Als je een account aanmaakt zijn de projectmanagement modules gratis.
MoneyMonk werkt echter volgens het principe ‘uur-naar-factuur’. Bij een webshops komen helemaal geen ‘uren’ kijken die je om kan zetten naar een factuur, je werkt namelijk met producten. Om deze reden is MoneyMonk dan ook niet geschikt voor ondernemers met een webshop, groothandel of detailhandel.
