Als ondernemer ben je het liefst bezig met hetgeen dat je graag doet én geld oplevert. Ondernemer zijn brengt helaas ook een hele hoop papierwerk met zich mee. De eenmalige aanschaf van een boekhoudprogramma kan hierdoor makkelijker lijken.
Taken zoals facturen maken, uitgaven en inkomsten bijhouden of de btw-aangifte doen gaat met een boekhoudprogramma een stuk makkelijker. Echter is de aanschaf van zo’n programma een hele investering dat niet ieder bedrijf zomaar kan doen.
Vaak gaan boekhoudprogramma’s gepaard met een maandelijks abonnement om blijvend gebruik te mogen maken van het programma. Wanneer je dat niet ziet zitten, kan het dan ook anders met een eenmalige aanschaf (zoals Gravita) van een boekhoudprogramma.
Waarom heb ik een boekhoudprogramma nodig?
Time is money. Ondernemers weten dit als geen ander. Als je uren bezig bent met het opmaken van facturen of je btw-aangifte, dan kan je die tijd niet meer gebruiken om echt je werk te doen. Een boekhoudprogramma automatiseert veel van deze repetitieve taken zodat je enkel maar op de knop moet klikken.
Buiten tijdswinst is een boekhoudprogramma ook uitstekend in het voorkomen van fouten. Je zal nooit meer een dubbele factuur versturen of uit het oog verliezen of een klant nu wel of niet al betaald heeft. Eigenlijk is dit ook een strikvraag. Een correcte boekhouding bijhouden is een verplichting van de overheid.
Je moet al je financiële transacties tot 7 jaar terug bijhouden. De enige keuze die je hebt is hoe je je boekhouding bijhoudt: met de hand, met een offline programma, of met een online programma. En wie heeft er tegenwoordig nog pen en papier rondslingeren?
Wat betekent een eenmalige aanschaf bij een boekhoudprogramma?
Een eenmalige aanschaf betekent simpelweg dat je maar één keer langs de kassa moet. Voor de aankoop van het programma betaal je dus één keer een bepaald bedrag. Dit startbedrag is vaak hoger dan boekhoudprogramma’s met een maandelijks abonnement.
Beginnende ondernemingen worden door het hogere bedrag soms afgeschrikt om voor een boekhoudprogramma met eenmalige aanschaf te kiezen. Het verschil hierin is dat jouw eenmalige aanschaf ook echt maar één keer dient te gebeuren. Je kan het programma nu ongelimiteerd gebruiken zonder dat hier extra kosten bij komen kijken.
Het nadeel is dat je het boekhoudprogramma zoals het programma op dat moment is aankoopt. Je krijgt geen updates of aanpassingen aan het programma. Als er toch nieuwe functies of updates komen worden deze veelal aangeboden via een nieuwe module die je apart moet aankopen.
Offline boekhouden met eenmalige aanschaf vs online boekhouden
Vaak wordt een eenmalige aankoop boekhoudprogramma ook een offline programma genoemd omdat je geen internetverbinding nodig hebt om het te gebruiken.
Het tegenovergestelde van een boekhoudprogramma met eenmalige aanschaf is een programma dat werkt met een maandelijks of jaarlijks abonnement. Bij dit soort boekhoudprogramma’s betaal je maandelijks een vast bedrag om het programma en alle bijhorende functies te mogen gebruiken.
Je maakt bij dit soort programma’s gebruik van een software die online beschikbaar wordt gesteld, vandaar de naam online boekhoudprogramma.
Verschillen tussen een boekhoudprogramma met eenmalige aanschaf en met een abonnement
Om het verschil goed te begrijpen kijk je best naar de achterliggende betekenis van deze boekhoudprogramma’s. Bij een eenmalige aankoop is het voor de producent cruciaal dat ze je aan het begin overtuigen om voor hun product te kiezen.
Je betaalt namelijk maar één keer. Eens je je aankoop hebt gedaan ben je niet meer zo interessant voor de producent, want je bent al in het bezit van hun product. Een boekhoudprogramma met een abonnementsformule heeft er alle baat bij om jou maand na maand tevreden te houden. Je betaalt namelijk elke maand opnieuw om van hun service gebruik te maken.
Klanttevredenheid is hier veel belangrijker dan bij een eenmalig aangeschaft boekhoudprogramma. Dit merk je ook in de extra functies en uitstekende klantenservices van deze online programma’s. Tevens geven dit soort programma’s geregeld updates en worden er nieuwe functie uitgebracht.
Het merendeel van de beschikbare boekhoudprogramma’s bestaat uit dit formaat omdat op lange termijn deze formule meer opbrengt dan eenmalige aankopen.
Is het nu mogelijk om zonder abonnement een boekhoudprogramma te gebruiken?
Ja, maar er is niet veel keuze. De administratieve software van Gravita is momenteel de enige manier om via een eenmalige aanschaf een volledig boekhoudprogramma te kopen. Je betaalt voor dit programma eenmalig een aankoopprijs.
Je hebt dus niet met maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten te maken. Bovendien is hun service en de helpdesk ook helemaal gratis. Gravita biedt acht verschillende modules aan op haar platform. Elke module is individueel te gebruiken, maar kan ook aan elkaar gekoppeld worden. Hierdoor zijn de adressen die je in de module PSU Boekhouden hebt ingegeven ook meteen beschikbaar in de module PSU Factuur.
Je koopt een module eenmalig aan en je kan deze voor de rest van je leven onbeperkt gebruiken. De prijzen van de modules gaan van € 69 tot € 149. Ben je nog niet helemaal overtuigd of Gravita wel iets voor jou is? Dan kan je altijd de gratis demo eens uitproberen.
Het boekhoudprogramma van Gravita kent een eenmalige aanschaf en bevat het volgende
Gravita biedt momenteel acht modules aan die je afzonderlijk of samen aankoopt voor één van de besturingssystemen Windows, Apple of Linux. Tevens biedt Gravita de optie Multiplatform aan, waarbij je de modules voor alle tegelijk platformen aankoopt.
Heb je al een module voor één van deze platforms aangekocht? Dan kan je voor € 20 extra upgraden naar de optie Multiplatform.
Module PSU Boekhouden
Met de module PSU Boekhouden doe je eenvoudig je aangifte omzet- en inkomstenbelasting, beheer je debiteuren en crediteuren en maak je een grootboekrekening aan.
Module PSU Factuur
De module PSU Factuur ontwerp je facturen in je eigen huisstijl en stuur je ze met enkele klikken op naar je vaste klanten. De facturen worden ook direct in je administratie verwerkt.
Module PSU Adressen
De module PSU Adressen houdt eenvoudig al je contacten bij op één plek. Met de module PSU Urenregistratie geef je handig al je uren digitaal in én registreer je ook meteen gemaakte kilometers.
Module PSU Voorraad
De module PSU Voorraad is handig als je onderneming met een voorraad werkt. De module houdt zowel de status als de financiële waarde van je voorraad bij, maar ook de bijvoorbeeld de houdbaarheidsdatum of voorraadwaarschuwingen.
Module PSU Kassa
De module PSU Kassa koppelt je boekhouding direct aan de transacties die uit de kassa komen. De Back-up en Copy Service maakt van het offline programma van Gravita automatisch back-ups en stuurt deze naar de cloudservice.
Hoewel alle modules koppelingen hebben met elkaar, zijn het geen echte boekhoudkoppelingen. De module PSU SEPA Incasso en Betalingen lost dit probleem op. Met deze module kan je Grativa koppelen aan jouw zakelijke bankrekening.
Dankzij deze boekhoudkoppeling kan je zo inkomende en uitgaande transacties op je zakelijke bankrekening koppelen aan openstaande facturen, je actuele banksaldo opvragen en bijwerken en SEPA incasso’s uitsturen.
Welke andere boekhoudprogramma’s zijn er nog?
Hieronder staan enkele alternatieven weergegeven voor het eenmalig kopen van een boekhoudprogramma:
Gratis boekhoudprogramma met eenmalige aanschaf
Ja, je leest het goed: gratis. Behalve dat het eigenlijk niet echt gratis is. Als beginnende ondernemer krijg je soms de kans om een gratis boekhoudprogramma te kopen, bijvoorbeeld van je bank als dank dat je bij hun een zakelijke rekening hebt afgesloten.
Gratis is altijd leuk, maar denk hier toch beter even twee keer over na. Gratis betekent vaak nog veel zelf doen en je bent zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van het programma of de template. Handig in het begin, maar later veel meer werk.
Een vergelijkbaar boekhoudprogramma aan Gravita met eenmalige aanschaf is boekhouden totaal.
Excel gebruiken als boekhoudprogramma met eenmalige aanschaf
Een andere optie voor het eenmalig aanschaffen van een boekhoudprogramma is kiezen voor Excel-templates. Om deze te kunnen gebruiken moet je natuurlijk ook beschikken over Microsoft Excel. Koop je een recent aangemaakte template, dan zal deze zeker ook voldoen aan de huidige standaarden en wetgeving.
Dit is echter geen garantie naar de toekomst toe. Als bijvoorbeeld de btw-tarieven veranderen zal je dit zelf moeten aanpassen in je template. Een Excel-template heeft natuurlijk ook niet alle andere extra functies van een boekhoudprogramma.
Online abonnementen
Alle andere kenbare boekhoudprogramma’s in Nederland werken via een abonnementenformule. Vaak kan je nog kiezen tussen een basis en een pro versie en of je maandelijks of jaarlijks wil betalen, maar steeds gaat het over een online programma waar je telkens opnieuw voor moet betalen.
De prijzen van online boekhoudprogramma’s gaan van € 10 per maand tot € 50 per maand. Over het algemeen wordt gezegd hoe duurder, hoe meer functies het programma.
Kijk eens naar onze E-boekhouden review als je hier meer van wilt weten!
