Wil je graag op een makkelijke en laagdrempelige manier boekhouden? Zeker als je niet heel digitaal aangelegd bent, denk je mogelijk direct aan boekhouden in Excel. In dit artikel helpen we jou als ondernemer met te kijken of dit de beste keuze is. Zo voorkom je later verrassingen.
Hoe dan ook, in dit artikel kijken we onder andere naar: Is boekhouden in Excel een aanrader? Met welke plus- en minpunten moet je rekening houden? En wat zijn andere (betere) opties? Op al deze vragen geven wij je in dit artikel antwoord.
Geen tijd? Weet dan dit! Hoewel boekhouden in Excel goedkoop lijkt ligt een fout snel op de loer. In tegenstelling tot boekhoudprogramma’s krijg je bij Excel hiervan geen melding. Mede hierdoor zijn online boekhoudprogramma’s zoals E-Boekhouden of Exact vaak beter.
Over Excel
Excel is zonder twijfel één van de meest uitgebreide programma’s op een pc. Met dit programma kun je van alles doen; facturen opstellen, bestanden aanmaken, spreadsheets geheel naar wens ontwikkelen en analyses uitvoeren.
Met het digitale rekenblad van Microsoft kun je veel kanten op, maar is het ook geschikt om in te boekhouden? Daar verschillen de meningen over. Bekijk hier een gratis template.
Boekhouden in Excel: hoe werkt dit precies?
Als je van een Excel boekhouding gebruikt wilt maken, is het advies om op zoek te gaan naar een goed voorbeeld. Aan de hand van één of meerdere voorbeelden krijg je een duidelijk beeld van hetgeen Excel te bieden heeft.
Feit is dat je met dit programma heel veel kanten op kunt. Je kunt makkelijk een winst- en verliesrekening opstellen, je kunt gemakkelijk een balans opstellen en je kunt met Excel ook je eigen facturen maken.
Maar, is het aan te raden om dat op deze manier te doen? Dat is de vraag die centraal in dit artikel staat. Graag willen we je echter eerst wijzen op onderstaande video. In deze video zie je hoe het bijhouden van een simpele administratie in Excel werkt:
Wat zijn de voordelen van boekhouden in Excel?
Houdt je al je privé boekhouding in Excel bij? En ben je net als ondernemer gestart? Dan heb je mogelijk het idee om de boekhouding in Excel bij te werken. Of dit een goed idee is, valt te betwijfelen. Hoewel Excel veel voordelen biedt, maar je moet ook met enkele nadelen rekening houden. We beginnen eerst met het bespreken van de voordelen.
Volledig gratis
Als (startende) ondernemer wil je ongetwijfeld je kosten zo laag mogelijk houden. Dat is mogelijk als je voor boekhouden in Excel kiest. Het is namelijk volledig gratis om te boekhouden in Excel. Je hoeft alleen maar dit boekhoudprogramma te kopen, maar de kans is groot dat je dit programma al op je pc hebt staan.
Boekhouden in Excel is vrij eenvoudig
Als je een eenvoudige boekhouding hebt, is het prima mogelijk om deze boekhouding in Excel bij te werken. Je geniet namelijk van een simpele werking, maar ook van de nodige sjablonen. Dit zijn eigenlijk voorbeelden van boekhoudingen die je in je eigen Excel bestand kunt kopiëren. Op deze manier start je makkelijk met je eigen boekhouding.
Betrouwbaar
Het is hoe dan ook een feit dat Excel een betrouwbaar programma is. Als je je boekhouding vervolgens op een veilige manier opslaat, hoef je over je veiligheid niet in te zitten. Bovendien is het fijn dat je met niemand anders je financiële cijfers hoeft te delen. Dat is bijvoorbeeld wel het geval als je een online boekhoudprogramma gebruikt.
Eigen beheer
Dit voordeel sluit aan op bovenstaand voordeel. Door eenvoudig je boekhouding in Excel bij te houden, hou je alles in eigen beheer. Je bent van niemand afhankelijk en je hoeft ook met niemand je financiële cijfers te delen.
Wat zijn de nadelen van boekhouden in Excel?
Klinkt het administratie programma Excel bij jou als muziek in de oren? En lijkt het boekhoudprogramma Excel dé oplossing voor jouw uitdaging? Dan is het goed om te weten dat dit programma de nodige nadelen met zich mee brengt. Excel is nooit als boekhoudprogramma ontwikkeld en kent daardoor de nodige minpunten.
Groot risico op fouten
Als je je boekhouding in Excel bij gaat houden, moet je alles handmatig doen. En alles dat je handmatig doet, brengt een groot risico op fouten met zich mee. Zeker als je even vlug je boekhouding in Excel bijwerkt, is de kans groot dat je fouten gaat maken. Een Excel boekhouding is hierdoor plots een stuk minder betrouwbaar.
Heb je bijvoorbeeld niet door dat je een fout maakt? Dan ga je de komende tijd vrolijk door met je boekhouding. Op een gegeven moment kom je echter op een punt uit waarbij je opmerkt dat er iets toch niet goed gaat. Het is dan een hels karwei om te achterhalen waar de fout precies ligt. Een boekhouding in Excel is dan ook niet geheel zonder risico.
Kost veel tijd bij het boekhouden in Excel
Het bijhouden van je boekhouding in Excel is een tijdrovende klus. Je moet veel handelingen zelf uitvoeren en het is niet mogelijk om processen te automatiseren. Dit betekent dat de kans op het maken van een fout vrij groot is. Ook betekent dit dat je veel tijd aan het bijhouden van je boekhouding moet besteden.
Dat brengt op z’n beurt weer meerdere nadelen met zich mee:
- Je houdt minder tijd over voor ondernemen. Erg onhandig, aangezien je als ondernemer juist met je product/dienst bezig wilt zijn.
- Je wilt mogelijk dingen af gaan raffelen. Daarmee vergroot je de kans op een mogelijke fout verder.
Weinig inzicht
Indien je je boekhouding in Excel bijhoudt, heb je weinig inzicht in je financiële status. Kun je bijvoorbeeld in één oogopslag zien wat de omzet over het gehele jaar is? Kun je zien of het snijden in de kosten al lukt? Of kun je direct zien hoeveel liquide middelen je in kas hebt? De kans is héél groot dat je dit allemaal niet in één oogopslag kunt zien.
Btw-aangifte is bijzonder lastig bij het boekhouden in Excel
Het indienen van een btw-aangifte is door Excel ook bijzonder lastig. Veel ondernemers stellen dit al uit, maar dit kun je niet eindeloos doen. Op het moment dat je de btw-aangifte moet gaan doen, biedt Excel absoluut geen voordelen. Je moet van alles handmatig uitrekenen, waarbij de kans op het maken van een rekenfout groot is.
Je hebt Excel-kennis nodig
Zeker als je boekhouding complexer begint te worden, heb je Excel kennis nodig. Om deze kennis te verkrijgen, moet je wellicht een cursus via het internet volgen. Of je moet bij een Excel master in opleiding gaan. Onhandig, aangezien ook dit weer tijd kost.
Altijd afhankelijk van je pc
Ben je regelmatig onderweg? Dan zou dat een perfect moment zijn om je boekhouding even bij te werken. Dit is helaas niet mogelijk als je je boekhouding in Excel bijhoudt. Voor Excel ben je namelijk afhankelijk van je pc. Onhandig, aangezien je je pc of laptop niet altijd bij je hebt.
Onze conclusie over boekhouden in Excel
Het bijhouden van je boekhouding in Excel lijkt interessant, maar is dat absoluut niet. Je moet met tal van minpunten rekening houden, het gaat veel tijd kosten en de kans op een fout is bijzonder groot. Alleen al om de laatstgenoemde reden kun je beter naar een andere oplossing uitkijken.
Verder is het ook een feit dat goedkoop uiteindelijk duurkoop is. Het bijhouden van je boekhouding in Excel is prijstechnisch interessant, maar is dat absoluut niet op de lange termijn. De kans dat je fouten maakt, is immers groot. En deze fouten kunnen je onwijs veel geld gaan kosten. Ga daarom voor een andere oplossing.
Wat is de beste manier om je boekhouding bij te houden?
Wil je gemakkelijk, snel en voordelig je boekhouding bijhouden? Dan kun je het beste voor een online boekhoudprogramma kiezen. Dit is een programma dat zich in de cloud bevindt, waardoor je altijd toegang tot je boekhouding hebt.
Om meerdere redenen is het aan te raden om voor zo’n programma te kiezen:
- Altijd toegang tot je boekhouding: een online boekhoudprogramma is vanaf elk device te bereiken. Dit betekent dat je ook via je smartphone of tablet je boekhouding bij kunt houden. Uiteraard is dit ook mogelijk vanaf je pc of laptop. Maar, als je het via je smartphone doet, kun je altijd én overal je boekhouding bijwerken. Wel zo prettig.
- Tal van functionaliteiten: als je voor één van de beste boekhoudprogramma’s kiest, krijg je de beschikking over onwijs veel functies. Met dank aan deze functies hou je op een makkelijke en snelle manier je volledige boekhouding bij.
- Voordelig: voor een goed online boekhoudprogramma hoef je niet meer de hoofdprijs te betalen. Als je een ZZP’er bent, ben je bijvoorbeeld voor 10 á 20 euro per maand al klaar. Ondertussen geniet je ook nog van alle bovenstaande voordelen.
- Eenvoudig: het bijhouden van je boekhouding met een online boekhoudprogramma is ook nog eens eenvoudig. Veel zaken worden automatisch voor je geregeld, terwijl je ook nog een beroep op de klantenservice kunt doen. Ideaal, mocht je onverhoopt ergens niet uitkomen.
- Minieme foutenmarge: doordat het programma veel werk voor je uit handen neemt, is de foutenmarge minimaal. Dit betekent dat je volledig kunt vertrouwen op je boekhouding en op je financiële cijfers.
- Handige inzichten: met een goed boekhoudprogramma krijg je allerlei handige inzichten. Zo zie je precies waar het geld naar toe gaat, hoeveel geld je in kas hebt en welke groei je doormaakt.
Wat is voor jou het beste boekhoudprogramma?
Al met al is het dus aan te raden om voor een online boekhoudprogramma te kiezen. Maar, wat is nou het beste boekhoudprogramma? Om het antwoord op die vraag te vinden, zit je op onze website goed. Op deze website kan je namelijk eenvoudig boekhoudprogramma’s vergelijken.
Ook vind je van de meeste boekhoudprogramma’s eigen geschreven reviews. Vergelijk op je gemak en neem de reviews rustig door en kies het beste boekhoudprogramma voor jouw bedrijf. Met zo’n programma geniet je van veel voordelen t.o.v. boekhouden in Excel!
