Hoe lang moet ik de administratie bewaren? En hoe moet ik facturen bewaren? Dit zijn enkele vragen waar elke startende ondernemer tegen aanloopt. Als startende ondernemer krijg je nu met de nodige verplichtingen te maken. Zo ook op het gebied van administratie.
Bij het bewaren van jouw administratie moet je met meerdere factoren rekening houden. Zo bestaan er speciale regels over hetgeen dat je moet bewaren en over de bewaarduur. In dit artikel zetten we graag alle informatie hierover op een rij.
Vooraf willen we je graag een tip meegeven. Het bewaren van de administratie gaat nog makkelijker wanneer je dit combineert met een online boekhoudprogramma. Software zoals e-Boekhouden beschikken over een digitaal archief voor de opslag van facturen.
Wie is verplicht om de administratie te bewaren?
In Nederland is elk bedrijf en elke ondernemer verplicht om de administratie te bewaren. Op het moment dat je als ondernemer de administratie van je onderneming niet bewaart, ben je strafbaar bezig. Je kunt hiervoor een boete krijgen plus de verplichting om direct alles in het werk moet stellen om je administratie compleet te krijgen.
Je administratie bewaren zakelijk is dus verplicht. Hoe zit dit voor privé doeleinden? Daar is geen verplichting voor. Toch is het aan te raden om je privé administratie ook goed te bewaren. Bewaar bijvoorbeeld alle bonnetjes van apparaten en producten die je gekocht hebt. Mocht er iets kapot gaan aan het product gaan, dan kun je de garantie claimen.
Terugkomend op de bovenstaande vraag. De belastingdienst heeft op deze vraag een kant-en-klaar-antwoord: “Alle bedrijven moeten de boekhouding bewaren”. Ook particulieren adviseert zij dit tot 5 jaar terug te doen voor onterechte vorderingen.
Hoe lang moet je de administratie bewaren voor de belastingdienst in Nederland?
Vraag je je af hoe lang je je boekhouding moet bewaren voor de belasting? Je bent niet de enige die deze vraag stelt. Nee, wij merken op dat er veel onduidelijkheid is over de bewaarduur van zakelijke administratie.
Eigenlijk is het heel simpel: alle administratie van je onderneming moet je 7 jaar lang bewaren. Het gaat hierbij om minimaal 7 jaar. Je mag er uiteraard voor kiezen om de nóg oudere administratie ook netjes te bewaren. Mocht je in 2022 een controle van de belastingdienst krijgen, moet je de administratie vanaf 2015 t/m 2022 kunnen laten zien.
In sommige gevallen moet je de administratie 10 jaar lang bewaren. Dit geldt voor administratie die betrekking heeft op onroerende zaken. De bewaarplicht daarvoor is minimaal 10 jaar, dus je kunt hier het beste een aparte administratie voor aanleggen. De meeste ondernemers hebben hier echter niks mee van doen.
Zie je het niet zitten om zolang je administratie te bewaren? Dan kun je er voor kiezen om afspraken met de belastingdienst te maken. Het lastige is alleen dat de belastingdienst aangeeft dat je enkele zaken sowieso 7 jaar moet bewaren. Op deze pagina vind je meer informatie over de mogelijkheden die de belastingdienst biedt.
Welke administratie moet je precies bewaren?
Van je bedrijf/onderneming moet je je gehele administratie bewaren. De belastingdienst geeft aan dat het onder meer om onderstaande gegevens gaat:
- Debiteurenadministratie
- Crediteurenadministratie
- Inkoopadministratie
- Verkoopadministratie
- Grootboek
Deze gegevens moet je dus per jaar bewaren. En dit voor een termijn van minimaal 7 jaar. Wat je na 7 jaar met deze administratie doet, is aan jezelf om te bepalen. Je kunt de administratie na 7 jaar weggooien, maar je kunt de administratie ook bewaren.
Feit is dat je veel zaken van de administratie moet bewaren. Besteed je het bijhouden van je administratie uit aan bijvoorbeeld een administratiekantoor? Dan heeft dat kantoor naar jou toe bepaalde verlichtingen. Dit neemt echter niet weg dat jij verplichtingen naar de belastingdienst toe hebt.
Je moet er zorg voor dragen dat je administratie goed bewaard wordt, ook al houdt je jouw eigen administratie niet zelf bij. Maak je vanuit je bedrijf gebruik van privé goederen en diensten? Dan is ook dat iets dat je 7 jaar lang moet bewaren. De belastingdienst is hier erg scherp op, dus zorg ervoor dat je ook deze zaken goed bewaart.
Hoe moet je de administratie bewaren?
Zoals je in dit artikel kunt lezen, stelt de belastingdienst meerdere eisen. Je weet nu bijvoorbeeld al hoe lang je je bedrijf administratie moet bewaren. Ook weet je welke administratie je moet bewaren. Maar, op welke manier moet je je administratie bewaren?
Ook daarover heeft de belastingdienst meerdere regels opgesteld. Het belangrijkste is dat je de administratie in originele vorm moet behouden. Krijg je alle facturen digitaal binnen? Dan zou je al deze facturen ook digitaal moeten bewaren. 7 jaar lang om precies te zijn. Krijg je nog papieren facturen binnen? Dan zou je die facturen ook 7 jaar moeten bewaren.
Heb je voor een papieren administratie gekozen? Dan stelt de belastingdienst hier flinke eisen aan. Zo is een papieren administratie alleen toegestaan voor kleine bedrijven met een simpele boekhouding. Het is voor de belastingdienst namelijk van belang dat zij binnen een redelijke term de administratie volledig kunnen controleren.
Heb je voor een online boekhoudprogramma gekozen? Dan is het zaak dat je alle digitale facturen en dergelijke in dit programma opslaat. Maar, het is ook zaak dat je de belastingdienst toegang tot je boekhoudprogramma kan geven. Kies daarom altijd voor één van de online boekhoudprogramma’s die je op onze website kunt vinden.
Waarom moet je de administratie bewaren?
In principe weet je nu alles over het bewaren van je zakelijke administratie. Een terechte vraag hierbij is wel waarom je dit nou precies moet doen. Laten we vooropstellen dat de belastingdienst dit niet vrijwillig doet. Nee, de belastingdienst doet dit om een oogje in het zeil te kunnen houden.
Heeft de belastingdienst bijvoorbeeld het vermoeden dat een ondernemer illegaal bezig is? Dan kan de belastingdienst van de afgelopen 7 jaar de administratie opvragen. Mochten er opvallende zaken in de administratie naar voren komen? Zo ja, dan kan er een strafrechtelijk onderzoek ingesteld worden.
Door de bewaarplicht is de belastingdienst in staat om zaken te controleren. Verder is het ook voor jezelf fijn dat je de administratie moet bewaren. Mocht je onverhoopt een naheffing van de belastingdienst krijgen, kun je altijd nog nagaan of dezen naheffing wel correct is. Mocht dit niet het geval zijn, dan kan je direct bewijzen.
Tips voor het bewaren van je administratie
Je administratie bewaren als ondernemer is één van de verplichtingen. De manier waarop je dit kunt doen en hoe lang je je administratie moet bewaren, is allemaal vastgesteld door de belastingdienst. Maar, hoe maak je het bewaren van je administratie nou zo makkelijk mogelijk? Wij hebben enkele handige tips voor je verzameld.
Tip 1: zorg altijd voor een back-up
Als je je administratie bewaart, loop je altijd een bepaald risico. Zo kan een computer crashen, kan er brand ontstaan of kan de administratie gejat worden. Om dergelijke risico’s op te vangen, zou je altijd voor een back-up moeten zorgen.
Als je een online boekhoudprogramma koopt, dan ben je van een back-up verzekerd. Je gehele administratie bevindt zich in de cloud en je hebt altijd direct toegang. Alleen hierom is het al aan te raden om de administratie digitaal te bewaren.
Heb je voor een papieren boekhouding gekozen? Dan zou je op een slimme manier te werk moeten gaan. Een diefstal of een brand kan er immers voor zorgen dat je je volledige boekhouding kwijt bent. Iets wat je hiertegen kunt doen, is een goede brandverzekering afsluiten. Maar, daarmee is je boekhouding nog niet tegen alle risico’s beschermd.
Tip 2: neem het bewaren van je administratie serieus
Als ondernemer heb je ongetwijfeld veel aan je hoofd. Je bent met je product/dienst bezig, je bent met je klanten bezig en je krijgt met tal van randzaken te maken. De kans is hierdoor dan ook groot dat je je administratie een beetje links laat liggen.
Ons advies is echter om het bewaren van je administratie zeer serieus te nemen. Mocht je in de toekomst een controle van de belastingdienst krijgen, ben je juist erg blij met deze tip. Je kunt dan snel de belastingdienst toegang tot je boekhouding geven, terwijl je ook zeker weet dat alles in orde is. dat geeft wel een fijn gevoel, niet waar?
Tip 3: kies voor een digitale administratie
Ons advies is om altijd voor een digitale administratie te zorgen. Met een goede digitale administratie profiteer je van talloze voordelen. Zo is de boekhouding altijd te bereiken, geniet je van veel mogelijkheden en betaal je hier niet overdreven veel geld voor.
Bovendien loop je een stuk minder risico. Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, brengt een papieren boekhouding de nodige risico’s met zich mee. Dus onze tip kies voor een makkelijk boekhoudprogramma.
Tip 4: maak altijd gebruik van een goed administratieprogramma
Voor het bijhouden van je boekhouding/administratie heb je een goed programma nodig. Wij raden je daarvoor aan om de reviews op onze website te lezen. In deze reviews bespreken wij de beste administratie- en boekhoudprogramma’s.
Kies je voor één van die programma’s? Dan ben je van veel gemak en veel voordelen verzekerd. Zo geniet je van veel automatiseringsmogelijkheden, van een fijne back-up en van de gewenste financiële inzichten!
Kortom, de administratie bewaren voor de belastingdienst is ook belangrijk voor jezelf
Al met al is het bewaren van je administratie/boekhouding erg belangrijk. Neem de regels serieus, zorg voor een sluitende boekhouding en zorg daarmee voor een gerust gevoel. Check zeker ook onze website om te achterhalen wat het beste boekhoudprogramma is.
