Boekhoudprogramma kopen

Boekhoudprogramma kopen

Het kopen van een boekhoudprogramma is voor een ondernemer een tijdrovende klus. Tegenwoordig zijn er vele aanbieders waardoor je al snel niet meer weet welk pakket je moet kiezen. Zo zijn er meerdere pakketten die passen bij verschillende bedrijven.

Hoe dan ook, om jou als ondernemer tijd te besparen wordt in dit artikel besproken wat precies een boekhoudpakket is, welk aanbieders er van boekhoudsoftware zijn, waarop jij moet letten en natuurlijk het vergelijken van alle boekhoudpakketten voor jouw bedrijf.

Heb je geen tijd? Weet dit! In het algemeen is het zo dat hoe duurder het boekhoudpakket is, hoe meer extra’s erbij zitten. Veelal hebben kleine bedrijven dit niet nodig. Vandaar dat zij het beste kunnen kiezen voor goedkopere software en grotere bedrijven voor (duurdere) complexere software.

Wat is een boekhoudprogramma?

Aangezien boekhoudprogramma een samengesteld woord is, komt haar definitie niet voor in het woordenboek. Niettemin kan het wel achterhaald worden. Laten we hiervoor allereerst eens gaan kijken naar de definitie van boekhouden en van software.

Het woordenboek geeft van boekhouden als betekenis het volgens bepaalde regels aantekening houden van financiële aard. Ofwel in andere woorden komt het erop neer het schriftelijk vastleggen van de financiële huishouding van een persoon of bedrijf.

Voeg je hieraan de betekenis van software (=computer programmatuur), dan heb je als het ware de betekenis van wat een boekhoudprogramma is. Het is namelijk een (online) computer programma dat helpt bij de financiële huishouding van een persoon of bedrijf.

Waarom zou je als ondernemer een boekhoudprogramma kopen?

Een boekhoudprogramma kent vele voordelen. Hierdoor is het eigenlijk een noodzakelijke investering. Zo levert het allereerst tijdwinst op. Afhankelijk van het gekozen programma beschikken de meeste over het eenvoudig bijhouden van de verplichte Btw-aangifte.

Naast de Btw-aangifte draagt een boekhoudprogramma er ook aan bij dat je zo min mogelijk fouten maakt. Wat dacht je bijvoorbeeld van het per ongeluk 2 keer invoeren van een factuur? Een Excel-bestand valt dit niet op, maar een boekhoudprogramma wel.

Tot slot is het voornaamste voordeel van een boekhoudprogramma de rust en het overzicht. Wanneer je alles in het begin correct invoert, dan gaat het verwerken van facturen vrijwel vanzelf. Ook print je in een handomdraai een winst-en-verliesrekening uit.

Voordelen van een online boekhoudprogramma

1. Back-ups en beveiliging: Online boekhoudprogramma’s werken vanuit de Cloud en hebben veelal een back-up functie. Hiermee worden jouw bedrijfsgegevens veilig bewaard en hoef je niet bang te zijn voor verlies bij een brand, diefstal of gecrashte computer.
2. Rapportage en analyse: Met online boekhoudprogramma’s kun je gemakkelijk financiële rapporten genereren. Hiermee kan je de belangrijkste kengetallen van jouw bedrijf per jaar, kwartaal of zelfs per dag inzien. Zo kan je op tijd bijsturen.
3. Kostenbesparing: Een online boekhoudprogramma verminderd de kosten doordat veel taken automatisch binnen het programma al verwerkt worden. Boek jij bijvoorbeeld een factuur in dan wordt deze gelijk opgenomen in de balans en winst- en verliesrekening. Hierdoor hoeft jouw boekhouder dit niet meer te doen en dat scheelt geld.
4. Automatisering van taken: Het automatiseren van taken is wellicht het belangrijkste voordeel van een boekhoudprogramma. Immers kan je banktransacties handig muteren en koppelen aan facturen, het automatisch inladen (scannen en herkennen) van facturen en bonnetjes en cetera. Ook vermindert het menselijke fouten, doordat het programma haar algoritmes dit opmerken.
5. Samenwerking en delen: Met een online boekhoudprogramma kun je eenvoudig gegevens delen met je accountant of boekhouder. Zo kan de boekhouder alsnog een controlefunctie uitvoeren, maar ben je minder tijd en geld kwijt voor de administratie omdat het boekhoudprogramma dit voor jou regelt.

Boekhoudsoftware vergelijken voor jouw bedrijf

Wanneer je snel een boekhoudprogramma wilt kopen, dan kan je kiezen voor één van de bovenstaande programma’s of zelf boekhoudprogramma’s gaan vergelijken. Vul aan de linkerkant de filters in en binnen enkele seconde krijg je de boekhoudpakketten te zien die aan de eisen van jouw bedrijf voldoen.

Functies van een boekhoudprogramma

Hoe duurder een boekhoudprogramma, hoe meer functies er zijn inbegrepen. Vaak is het de vraag of je deze echt nodig bent. Veelal zijn de duurdere opties met name geschikt voor de middel tot grote bedrijven. Functies zoals het inscannen van facturen is dan mogelijk.

Afgezien van de vele functies moet een boekhoudprogramma in beginsel gewoon jouw boekhouding kunnen doen. Dat wil dus zeggen dat het gewoon de facturen verwerkt. Mede hierom is het handig dat het dashboard van de software helder en duidelijk is.

In het verlengde hiervan moet het programma op de pagina waar de facturen kunnen worden verwerkt ook beschikken over opties zoals het kunnen schakelen tussen de verschillende btw-tarieven. Heeft het programma dit? Dan is het meestal al voldoende!

Optionele functies van een boekhoudprogramma

• App voor Android en Apple apparaten.
• Automatisch versturen van facturen.
• Extra rapportages.
• Facturen inscannen.
• Koppeling mogelijk met een zakelijke bankrekening.
• Online indienden van Btw-aangifte.

Online boekhouden voor ieder bedrijf geschikt?

Zeker, voor ieder bedrijf is online boekhouden geschikt. Dit gezegd hebbende moet je natuurlijk wel het boekhoudprogramma kopen dat bij jouw bedrijf past. Hiervoor kan je natuurlijk de informatie op deze website en pagina gebruiken.

Terugkomend op de vraag. Aangezien de boekhouding een vereiste is vanuit de overheid is het geen eens een vraag. Het enige wat jij kan beslissen is om het handmatig bij te houden, bij te houden via een offline programma of via een online boekhoudprogramma.

Zoals al gezegd kent een online boekhoudprogramma voordelen die offline programma’s niet kennen. Wat denk je van bijvoorbeeld de service? Wanneer je een offline programma gebruikt dan moet je bij problemen dit altijd op eigen houtje oplossen. Bij online boekhoudprogramma’s kan je vragen om hulp om het probleem op te lossen.

Al met al is dus een online boekhoudprogramma voor ieder bedrijf geschikt. Of ieder bedrijf ook met een online gaat boekhouden is veelal afhankelijk van de kennis en tijd van de ondernemer. Wanneer je één van beide niet hebt, kies dan voor een online pakket.

Denk bij het kopen van een boekhoudprogramma om de verschillende soorten die je kan kopen

Zoals al kort toegelicht zijn er verschillende soorten boekhoudpakketten. Bij de aanschaf ervan is vooral de keuze of je een online of offline boekhoudprogramma moet kopen van belang. Om een goede keuze te kunnen maken staan hieronder de verschillen toelicht.

Zodoende is het allereerste verschil de aanschafprijs. Waar een offline boekhoudprogramma zoals Excel of Gravita een prijs heeft van eenmalig €100 tot €800, daar kosten online boekhoudprogramma’s vaak maandelijks €10 tot €50.

Naast de aanschafprijs verschillen ook de functies. Hoewel zowel online als offline programma’s facturen verwerken zit het verschil hem in de extra’s. Een online programma houdt zelf de software (bijv. juiste btw-tarieven) up-to-date en biedt ondersteuning.

Bij een offline programma moet je dit deels of helemaal zelf doen. Ofschoon moet je hiervoor dan wel de juiste kennis hebben. Tot slot is een online programma overal te gebruiken. Bij een offline programma kan dit alleen als je het opslaat in de Cloud.

Verschillen tussen een online en offline boekhoudprogramma

Soort boekhoudprogramma	Online	Offline
Richtprijs	€10 tot €50 per maand	€100 tot €800 eenmalig
Automatische updates	Ja	Nee
Locatie onafhankelijk	Ja	Alleen in de Cloud

Eenmalig kopen van een boekhoudprogramma

Wil je eenmalig een online boekhoudprogramma kopen zonder maandelijkse verplichtingen? Tot op heden is alleen Gravita een volledig boekhoudprogramma dat nog offline te gebruiken is. Alle andere pakketten zijn alleen online beschikbaar.

Een offline boekhoudprogramma kan je vaak eenmalig kopen. Ook zijn er diverse aanbieders die bestaande Excel-templates hebben ontworpen voor de boekhouding. Natuurlijk mag je er vanuit gaan dat een onlangs gekochte template aan de nieuwste standaarden voldoet.

Anders wordt dit in de toekomst. Wanneer bijvoorbeeld over enkele jaren de btw-tarieven opnieuw worden aangepast dan moet je dit zelf in het systeem doorvoeren. Wanneer je het doorvoeren van de wijziging niet snapt dan moet je weer een nieuwe template kopen.

Gratis boekhoudprogramma kopen en gebruiken

Als startende ondernemer krijg je soms de mogelijkheid om een gratis boekhoudprogramma te kopen. Een bank kan bijvoorbeeld als presentje voor het afsluiten van een zakelijke rekening een Excel-boekhoudprogramma template cadeau doen.

Alhoewel dit in eerste instantie erg handig kan lijken, moet je hier niet te licht over denken. Bij gratis moet je vaak zelf nog de nodige werk verzetten om het template werkend te krijgen. Bovendien kent het ook niet de functies dat een boekhoudprogramma wel heeft.

Vraag jezelf voordat je begint met de boekhouding ook af, of dit systeem op de lange termijn te gebruiken is. Denk je dat het korter dan 5 jaar is? In dat geval kan je beter op zoek naar een ander pakket, aangezien je minimaal 5 jaar jouw gegevens moet bewaren.

Kosten van een boekhoudpakket

De kosten van een boekhoudpakket zijn afhankelijk van welk soort je kiest. Kies je bijvoorbeeld voor een online programma? In dat geval betaal je maandelijks een bedrag per maand. Bij een offline programma betaal je vaak in één keer een eenmalig bedrag.

Ervan uitgaande dat het offline programma Gravita of een Excel-template is, dan ben je eenmalig rond de €100 tot €800 kwijt. Als je een online boekhoudprogramma koopt, dan ben je rond de €10 tot €50 kwijt per maand. De prijs varieert per aanbieder.

Zo zijn er goedkope aanbieders die zich richten op kleine en startende bedrijven en duurdere die zicht richten op de grotere bedrijven. Naast de eenmalige of maandelijkse prijs ben je in principe geen verdere kosten extra kwijt aan een boekhoudpakket.

Natuurlijk kan je er zelf nog kiezen om een boekhouder of accountant in te schakelen. Echter wanneer je een beetje kennis hebt van de financiële kant van een onderneming dan kom je in het begin met een online boekhoudprogramma al een heel eind.

Bijkomende kosten van een boekhouder

Voor bedrijven en ondernemers is het niet verplicht om bij een boekhoudpakket een boekhouder of accountant in te huren. Integendeel zelfs! Het is eigenlijk bedoeld zodat ondernemers zelf eenvoudig hun boekhouding kunnen beheren.

Echter, als je weinig kaas hebt gegeten van financiële cijfers dan kan je de cijfers beter laten beheren door een boekhouder of accountant. Hij of zij zal waarschijnlijk ook werken met een boekhoudprogramma.

Let wel op dat deze kosten dan nog bij het boekhoudpakket opkomen. Afhankelijk van welke boekhouder je inhuurt ben je ongeveer €40 per maand kwijt hieraan.

Aanbieders van online boekhoudprogramma’s

Hedendaags schieten de aanbieders van online boekhoudprogramma’s als paddenstoelen uit de grond. Reden genoeg om hieronder de meest bekende en aan te raden aanbieders voor jou op te sommen:

• AFAS SB+
• E-boekhouden.nl
• Fiscus.nl
• Informer
• Visma
• Vixum
• Myfinance
• Silvasoft
• Yoursminc
• Moneymonk
• Rompslomp
• Reeleeze
• Exact Online
• Yuki
• SnelStart
• Jortt

Exact haar boekhoudsoftware kan je helaas niet meer eenmalig kopen

Ondernemers die jaren geleden gebruik maakte van Exact haar boekhoudsoftware, weten waarschijnlijk nog wel dat je haar pakket kon kopen. Ofwel met andere woorden, je hoefde niet maandelijks een fee te betalen om gebruik te mogen maken van haar diensten.

Aangezien Exact net als andere aanbieders meer online is gaan werken, is ze overgestapt op een ander verdienmodel. Ze biedt haar boekhoudprogramma nu namelijk aan als Saas-software. Je betaalt nu maandelijks enkele tientjes om haar software te mogen gebruiken.

Let hierbij overigens wel op! Sommige extra modules moet je bij Exact wel bijkopen. Natuurlijk zitten de standaard functies wel in haar basispakket. Bovendien is Exact mede door haar optionele opties één van de meest uitgebreide online boekhoudpakketten.

Ben je een kleine of startende ondernemer? In dat geval kan Exact nogal duur overkomen. Veelal zijn haar pakketten dan ook veel te uitgebreid voor kleine en startende ondernemingen. Zij kunnen beter kiezen voor een goedkoper programma.

Het boekhoudprogramma van Snelstart is helaas ook niet meer eenmalig aan te schaffen

Alhoewel Snelstart niet in de bovengenoemde opsomming staat is het ook een boekhoudprogramma dat door ondernemers wordt geroemd. Bovendien wordt ze veelal ook door boekhouders geadviseerd om haar gebruiksgemak.

Net als het boekhoudprogramma van Exact is ook het boekhoudprogramma van Snelstart niet meer te kopen. Wanneer je haar boekhoudprogramma wilt gebruiken, dan moet je voortaan een maandelijks abonnement bestellen.

Hoewel dit nadelig klinkt, kent het ook zo zijn voordelen. Een programma waarvoor je maandelijks moet betalen wordt namelijk ook onderhouden. Bovendien beveiligen ze de gegevens ook. Zo hoef je dit niet zelf meer te doen.

Boekhouden in Excel blijft altijd ook nog een goedkopere optie

Hoewel het niet een officiële aanbieder is van boekhoudsoftware, is boekhouden in Excel natuurlijk ook een optie. Hiervoor zoek je dan op internet naar een aanbieder dat een compleet boekhoudprogramma aanbiedt voor een éénmalige prijs.

Houdt bij de eenmalige aanschaf er wel rekening mee dat je wellicht eens in de tijd een nieuw template moet kopen. Denk bijvoorbeeld aan het geval dat een btw-tarief verandert of er een nieuwe regeling optreerdt. In zo’n geval kan je meestal niet zelf dit zelf wijzigen.

Bovendien bevatten enkele templates macro’s die door sommige programma’s als schadelijk worden gezien. Kwaadwillende kunnen namelijk hiervan misbruik maken. Mede hierom doe je er verstandig aan om een betrouwbaar template te kopen.

Beste boekhoudprogramma kopen? Denk dan om het volgende!

Een boekhoudprogramma kan zo duur en uitgebreid mogelijk worden als jij wilt. Ofschoon betekent het wel, hoe meer opties hoe duurder de prijs. Of je als deze opties ook altijd nodig hebt is maar de vraag.

Om de beste boekhoudpakket te vinden kan je dan ook beter eerst gaan kijken wat je in een pakket zoekt. Denk bijvoorbeeld allereerst aan hetgeen wat jezelf wilt gaan doen. Hoe meer je zelf doet, hoe goedkoper de prijs zal zijn.

Naast dit moet je jezelf ook afvragen welke opties het boekhoudprogramma moet hebben. Moet er bijvoorbeeld een smartphone-app beschikbaar zijn of moet hij kunnen omgaan met speciale boekhoudregelingen zoals de vrij recente KOR.

Al met al moet je er dus goed over nadenken wat je wilt. Om het makkelijker te maken kan je hierboven de vergelijker gebruiken. Voer je eigen wensen in en zie zo direct welke aanbieder het goedkoopste uit de bus komt.

Aan te raden boekpakket voor kleine bedrijven zoals een kleine eenmanszaak of ZZP’er

Eenmanszaken en ZZP’ers hebben vaak een kleine bedrijfsomvang. Het kopen van een boekhoudprogramma dat licenties geeft voor bijvoorbeeld 5 werknemers is dan ook overbodig. Veelal kan je het beste kiezen voor een goedkoper boekhoudpakket.

Goede aanbieders zouden bijvoorbeeld Vixum, Fiscus.nl, Myfinance en E-boekhouden kunnen zijn. Doordat alle aanbieders vrijwel dezelfde diensten aanbieden wordt de uiteindelijke keuze bepaald door gebruiksgemak.

Hiervoor kan je het beste even zelf enkele aanbieders testen om zo te kijken welke aanbieder volgens jou het beste boekhoudpakket heeft. Ook hebben wij een artikel geschreven met meer informatie over de beste ZZP boekhoudprogramma’s.

Aan te raden boekhoudpakket voor middelgrote MKB-bedrijven

Heb je een middelgroot MKB-bedrijf? In dat geval kan je het beste kiezen voor een boekhoudpakket dat zich richt op MKB-bedrijven. Vaak hebben deze pakketten net vaak even wat meer licenties en opties wat handzaam kan zijn voor middelgrote bedrijven.

Enkele aan te raden boekhoudprogramma’s zijn: Silvasoft, Reeleeze, E-boekhouden en Rompslomp. Net als bij de kleinere pakketten geldt ook hier weer dat je het beste eerst zelf enkele pakketten kan gaan uitproberen middels een proefaccount.

Heb je eenmaal een pakket met een goede gebruiksvriendelijkheid gevonden? In dat geval kan je vaak heel eenvoudig upgraden naar een officieel account. De eerder ingevulde gegevens hoef je hierbij niet kwijt te raken.

Hoe kan ik een boekhoudprogramma kopen?

Het kopen van een boekhoudprogramma is vrij simpel. Vrijwel alle aanbieders hebben eerst een proefversie waardoor je eerst rustig eens kan kijken of het programma wel iets voor jouw bedrijf is. Bevalt het? Dan kan je het boekhoudpakket aanschaffen.

Ondanks de gratis proefperiode is het aan te raden om eerst één programma te kiezen en hier serieus mee aan de slag te gaan. Want wanneer je eenmaal even goed naar de opties en instellingen hebt gekeken weet je of het ook echt iets voor jouw bedrijf is.

Een tip kan dan ook zijn om een paar relaties toe te voegen en daarna te gaan proberen een paar facturen toe te voegen. Zo kan je kijken of je alle benodigde opties handig kan vinden of als het boekhoudprogramma toch niet voor jou bestemd is.

Al met al, een boekhoudprogramma kopen is verstandig en is het hart van ieder zijn bedrijf

Zoals in dit artikel goed naar voren is gekomen, is dat je als bedrijf niet zonder een boekhoudprogramma kan. Welk boekhoudprogramma jij voor jouw bedrijf zou moeten kopen is van vele factoren afhankelijk.

Denk hierbij bijvoorbeeld eerst aan een online of offline boekhoudpakket. Hoewel een online boekhoudpakket maandelijkse kosten heeft wordt het voor jouw onderhouden. Anders is dit bij offline pakketten waar je dit zelf moet doen voor een eenmalige prijs.

Naast het soort boekhoudprogramma spelen ook de functies mee bij de keuze ervan. Moet het een bankkoppeling hebben? Of is een app voor de smartphone verplicht? In het verlengde hiervan speelt ook de bedrijfsomvang een belangrijke rol.

Al met al doe je er dan ook verstandig aan om eerst voor jezelf te bepalen wat een boekhoudprogramma moet hebben. Ben je ZZP’er en hoeft dit niet veel te zijn? Ga dan voor een eenvoudig boekhoudprogramma zoals e-Boekhouden of een uitgebreider programma zoals Exact.

Veelgestelde vragen